Видове електронни подписи за служителя и работодателя

20/07/2021

Закон и право

Какви видове електронни подписи съществуват за служителя и за работодателя? Кои имат правна сигурност и могат да бъдат използвани за доказване на правните волеизявления?

Съдържание

Видове електронни подписи
Изисквания при работа с електронни документи
Задължения на работодателя при използването на електронни подписи
- Електронни подписи в системата eHR

Подписът е кратко графично изображение, изписано на ръка, чрез което една личност удостоверява самоличността си върху даден документ. При хартиените документи той има ролята на удостоверение за авторство и/или съгласие със съдържанието, което обективира волята на посоченото лице.

В съвремието обаче хартиените документи започват все по-често да бъдат заменяни с електронни такива. Поради това законодателството регламентира изисквания към „подписването“ на тези документи, така че да се гарантира авторството на направеното волеизявление. Видовете електронни подписи във всички държави членки на Европейския съюз са регламентирани в Регламент (ЕС) № 910/2014.

Видове електронни подписи

Електронните подписи могат да са три вида – обикновен, усъвършенстван и квалифициран. Разделението на видове има важно значение за правната сигурност, която следва от полагането на подпис в електронен документ.

Обикновен електронен подпис

Обикновени електронен подпис е всяка информация в електронна форма, добавена или логически свързана с електронното изявление, за установяване на неговото авторство. Поради това за полагане на обикновен електронен подпис могат да се използват различни технически решения, които да позволяват идентифицирането на лицето, като например въвеждане на име и парола (в определени хипотези).

Усъвършенстван електронен подпис (УЕП)

Усъвършенстван електронен подпис (УЕП) е този, който отговаря на следните изисквания:

дава възможност за идентифициране на автора;
е свързан по уникален начин с автора;
е създаден със средства, които са под контрола единствено на автора;
е свързан с електронното изявление по начин, който осигурява установяването на всякакви последващи промени.

УЕП дава значително по-голяма правна сигурност и възможност за доказване на направените волеизявления. Според техническите възможности на електронните системи, усъвършенстваните електронни подписи могат да са много различни видове. Пример за такъв са модерните в последно време вградени технологии за лицево разпознаване и пръстови отпечатъци, които предоставят възможност да се свърже определено лице по безспорен начин с извършените електронни волеизявления.

Квалифициран електронен подпис

Квалифициран електронен подпис (КЕП) по своята същност е усъвършенстван електронен подпис, който отговаря на две допълнителни изисквания:

придружен е от издадено от доставчик на удостоверителни услуги удостоверение за квалифициран електронен подпис, което потвърждава връзката между автора и публичния ключ за проверка на подписа;
създаден е посредством устройство за сигурно създаване на подписа.

За полагане на КЕП се използва посредник, който изрично удостоверява авторството на документа. При полагане на такъв подпис доставчикът на удостоверителни услуги практически „подпечатва“/„гарантира“ волеизявлението. Тези доставчици се регистрират по специален начин и съхраняват информация за валидираните електронни подписи.

Поради голямата правна сигурност, в европейското законодателство изрично е регламентирано, че правната сила на квалифицирания електронен подпис (КЕП) е равностойна на тази на саморъчния подпис. (чл. 25, пар. 2 от Регламент (ЕС) 910/2014)

Изисквания при работа с електронни документи

Електронната комуникация, включително и обмяната на документи в електронен формат стават все по-предпочитани от работодателите, поради факта, че са бързи и удобни методи за кореспонденция. За да бъдат използвани за целите на бизнеса обаче, са необходими специализирани електронни системи, чрез които споделянето, подписването и съхраняването на електронни документи да се осъществява в съответствие с нормативните изисквания.

Видовете електронни подписи, които могат да се използват от работодателя и от неговите служители са регламентирани в Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (Наредбата за електронното трудово досие).

Електронните документи се подписват от работника или служителя с електронен подпис съобразно нормативните изисквания, изградената система и според това как са се договорили страните по трудовото правоотношение (чл. 7, ал. 2 от Наредбата за електронното трудово досие). Това дава правото документите да се подписват с всеки един от трите вида електронни подписи – обикновен, универсален или квалифициран, като изборът на подпис зависи от изградената, за целите на бизнеса, информационната система. В Правилника за вътрешния трудов ред се посочва видът на електронния подпис, който се използва, както и редът на подписване (чл. 6, ал. 2, т. 2 от Наредбата за електронното трудово досие).

Задължения на работодателя при използването на електронни подписи

Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка (чл. 7, ал. 3 от Наредбата за електронното трудово досие). Този тип подписи обаче са сравнително скъпи, особено ако фирмата има по-голям брой служители. По-ефективно решение би било внедряването на електронна система, която позволява полагането на някой от другите видове електронни подписи (обикновен и усъвършенстван) от работниците и служителите. За да бъдат и тези два вида подписи признати за саморъчни, е необходимо да бъдат спазени 3 условия:

видът на избрания подпис да бъде упоменат в Правилника за вътрешния трудов ред;
да бъдат спазени нормативните изисквания относно информационната системата, чрез която ще се осъществява споделянето и подписването на документи;
изборът на електронен подпис да бъде договорен с работниците и/или служителите.

По този начин работодателят няма основания да се притеснява за доказателствената стойност, която имат волеизявленията, направени през електронната система. Важна подробност е, че документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис (КЕП) (чл. 7, ал. 4 от Наредбата за електронното трудово досие).

Електронни подписи в системата eHR

Както бе споменато, ако работодателят желае да внедри иновативно решение, което да дигитализира процесa на подписване на документи, той може да го направи чрез специална система, която отговаря на всички нормативни изисквания.

Системата на eHR предоставя възможност за електронно подписване на документи, като за работодателите е изградена функционалност за подписване с Квалифициран електронен подпис (КЕП), а за служителите с Усъвършенстван електронен подпис (УЕП), който не създава допълнителни разходи нито за работниците, нито за работодателя.

Заключение

Без значение кой от трите вида подписи ще бъде избран за целите на бизнеса, това ще позволи да се оптимизират процесите по споделяне и подписване на документи, особено в случаите на дистанционна работа. С напредване на технологиите, бизнесите могат да се възползват от вече разработени специализирани електронни системи, които целят да дигитализират трудовите досиета и да направят създаването, съхраняването, споделянето и подписването на документи изцяло електронно. Такава система е eHR. Ако желаете да научите повече за всички функционалности, можете да заявиде безплатна демо среща с наш представител на посочения адрес https://ehr.bg/request-demo/.