6 въпроса за системата на eHR, които ни задават най-често

В днешно време всеки отговорен и предприемчив човек, който развива бизнес, търси иновации. Не какви да е и не просто самоцелна промяна. Напротив: иновации, които правят работата по-бърза, спокойна и сигурна, а бизнеса – по-устойчив и по-адекватен на съвременната реалност. 

Възможностите за дигитализация на трудови досиета и за цялостно електронно управление на трудовото правоотношение вълнуват все повече компании. Както такива с трима, така и такива с триста и повече служители. Компании със съвсем различно поле на дейност – мода, киберсигурност, счетоводство, бързооборотни стоки. Какво обединява тези професионални сфери, които на пръв поглед нямат нищо общо? Ами, поне два фактора.

Фактор №1 – решенията, които предлага системата на eHR, са приложими за всяка от тях и могат да помогнат за оптимизация на дейността.

Фактор №2 – въпросите, които ни задават екипите на иначе толкова разнообразни бизнеси, всъщност доста си приличат. 

Събрахме някои от най-често задаваните от тях, за да дадем лесен и еднозначен отговор, който да бъде полезен на всички наши читатели.

Ако въведа системата на eHR, ще стане ли тя задължителна за всички мои служители?

Накратко, не. В Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя отсъства такова изискване. В унисон с това системата на eHR позволява максимална гъвкавост. 

По своя преценка и в съответствие с предпочитанията и нуждите на екипа си, работодателят може да използва системата за всички, а може да го прави и само за част от тях. Остава налице и възможността да се ползват документи на хартия за служители, които фигурират в системата. 

При нужда или по желание тези документи могат да бъдат добавяни онлайн впоследствие.

Кои документи освен трудовия договор изискват квалифициран електронен подпис (КЕП)?

Зависи дали говорим за работодателя или за служителите. Всички документи, които на хартия изискват подпис от страна на работодателя, трябва да се подписват с КЕП в електронна среда. Такова е изискването на чл.7, ал.4 от цитираната по-горе наредба. За служителите липсва такова изискване. В системата на eHR подписването на документи от тяхна страна се извършва с вграден усъвършенстван електронен подпис. При нужда екипът на eHR може да осигури подробен юридически анализ по темата.

Съществува ли задължение за мен като работодател да закупя КЕП за служителите си?

Няма нормативно изискване служителят да подписва с КЕП. Ако той по свое усмотрение желае служителите да подписват с КЕП, тогава той трябва да покрие всички разходи на служителите си за тях. eHR изпълнява юридически и технически изисквания от наредбата и европейския регламент eIDAS. Благодарение на тях, служители могат да подписват с вградения усъвършенстван електронен подпис, сваляйки разхода за подпис на работодателя до 0 лв. 

Как всъщност протича дигитализацията на документи? Как качваме в системата на eHR документи, които вече съществуват на хартия? А после – как добавяме нови?

Не е нужно да дигитализирате всички вече съществуващи документи, когато започвате работа със системата на eHR за електронно трудово досие. Процесът е изключително интуитивен и ви позволява гъвкавост според индивидуалните ви нужди. Наредбата го позволява, а системата на eHR се ръководи от нея. 

Всеки документ, който се подава на хартиен носител, може да се включва в трудовото досие на работника или служителя първоначално или впоследствие. Хартиеният документ се сканира и се добавя като pdf файл, след като работодателят го завери и подпише с КЕП. Същият процес се прилага съответно и при всеки следващ документ, който се качва в системата, независимо от момента на качването му. 

След заверяването и подписа и заверяването този документ автоматично става част от досието на служителя, без да са нужни каквито и да било допълнителни действия от негова страна. Дори и вече да са подписани на хартия, всички документи също могат да бъдат добавяни по посочения ред и начин. Всички действия могат да се случват масово.

Как ще получавам уведомления от системата на eHR? Ще мога ли да работя с нея и през мобилния си телефон?

И работодателите, и служителите получават уведомления на посочения от тях в системата имейл. Важно е да се отбележи, че самите документи, по които се изисква действие от тяхна страна не се прикачват към имейла. Във всеки момент те могат да бъдат достъпени от системата през линк в полученото съобщение. Това внася допълнителна сигурност, а и разтоварва електронните пощи от ненужни тежки файлове, които я задръстват. 

Съществува и една допълнителна възможност – системата на eHR може да изпраща напомнящи имейли за изискуеми действия с документи, които все още не са били извършени. 

Колкото до мобилните телефони, eHR разполага с мобилно приложение, което е пригодено както за Android, така и за iOS. Абсолютно всички действия от страна на служителите, включително подписване на документи, могат да се извършват през приложението за секунди. Това се отнася и за почти всички действия от страна на работодателя.

Можем ли аз или членовете на екипа ми да използваме системата на eHR на езици, различни от българския?

Системата предлага интерфейс на български и на английски език. Потребителските профили могат да бъдат двуезични. Това означава и че без никакви излишни затруднения могат да се създават двуезични документи от необходимите за целта шаблони, и по тях да се извършват всички изискуеми действия. 

Ако не откривате отговор на своя въпрос в прочетеното дотук, не се тревожете. Представител на eHR ще бъде на разположение, за да подкрепи Вас и екипа Ви във всяка стъпка от процеса по дигитализация на трудовите досиета във Вашата компания. 

Не се колебайте и да ни пишете с въпросите си още сега. Ще се радваме да отговорим и на тях в следващата публикация с често задавани въпроси към нас.

Прочетете още:

HR без хартия – чудесата не идват само по Коледа