Електронни трудови досиета и трудовоправни спорове: доказване, връчване и електронен подпис

Трудовоправни спорове могат да бъдат разрешавани по различни начини – от медиация и арбитраж до класическото съдебно производство. Наличието на електронни трудови досиета е полезно при всеки от тези методи поради улеснения достъп, достоверността на информацията и ускоряването на някои процеси. 

Делата за уволнение и други видове правни спорове не трябва да са повод за страх. От ключово значение е правилното документиране на процеса. Благодарение на него може след това да се докаже пред съда или решаващия орган какво точно се е случило и защо. Добре е да се познават формалните изисквания за това кога едно уволнение е правомерно и да се спазва процедурата, предвидена в закона. Извършването на тези дейности по електронен път значително облекчава не само самия процес, а и последващото му доказване при необходимост.

Връчване на документи

Едно от основните предимства, което използването на електронно работно досие като това на eHR, е възможността на работодателя да връчва документи на служителя. Тя се осъществява, без търсене на куриери, свидетели и други усложняващи процеса условия, които принципно законодателят е заложил. За целта обаче е необходимо предварително и двете страни да са дали съгласие за извършване на такава обмяна на документи. Процесът е двустранен. На служителя също се предоставя възможност да връчва по електронен път на работодателя.

Валидност на електронен подпис

Правната сила на квалифицирания електронен подпис и квалифицирания електронен печат за въведени с Регламент (ЕС) № 910/2014. Това означава, че разпоредбите са пряко и директно приложими в нашето законодателство. Член 25 гласи, че:

Член 25

Правна сила на електронните подписи

1. Правната сила и допустимостта на електронния подпис като доказателство при съдебни производства не могат да бъда оспорени единствено на основанието, че той е в електронна форма или че не отговоря на изискванията за квалифицирани електронни подписи.
2. Правната сила на квалифицирания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис.
3. Квалифицираният електронен подпис, основан на квалифицирано удостоверение, издадено в една държава членка, се признава за квалифициран електронен подпис във всички други държави членки.

Роля на електронни трудови досиета при доказване

Доказването е от ключово значение за изхода на делото. Едно съдебно производство винаги се базира на фактите. Съдът отделя необходимото време и внимание за събирането на писмени и устни доказателства, без които не може да постанови обосновано решение. В миналото това беше нелек процес, тъй като хартиените документи дори при добра система на съхранение понякога се губят. В други случаи някоя от страните има интерес определени документи да не бъдат намерени и представени пред съда. Съответно в такива ситуации те понякога изчезват. Електронният процес за сметка на това предлага по-голяма прозрачност, по-лесен и бърз достъп до цялата необходима информация. Така страните могат по-лесно да формират страните своите защитни тези. 

Основна особеност на делата по иск за отмяна на незаконно уволнение е, че доказателствената тежест се носи от работодателя. Тъй като той е този, който издава заповедта, от него се очаква да докаже наличието на всички предпоставки и спазването на процедурата. Ето защо дигитализацията на работните процеси и най-вече наличието на електронни трудови досиета се оказват значително облекчение при наличие на съдебен спор. 

Прочетете още: 

Видове електронни подписи

Рисковете от използване на несъответстващи системи за електронно подписване