Как Viva Credit наема нови служители 3 пъти по-бързо с eHR

В разговор с Ценка Моянова – Ръководител администриране, вътрешни процеси и политики и Невена Илиева – Мениджър Подбор и мотивация на служители във Viva Credit, научихме много за техния опит преди и след използването на системата на eHR. Ето какво споделят те, от първо лице, за процеса на работа в отдела и какви промени са настъпили след внедряването на система за електронни трудови досиета.

Viva Credit е лидер на пазара с повече от 10 години опит в потребителското кредитиране и част от management financial group (MFG) – най-големият български холдинг в сферата на небанковите финансови услуги в Централна и Източна Европа. Сред услугите, които предлага се нареждат потребителските кредити, финансиране на малкия бизнес, кредитни карти, дигитален бизнес и други алтернативни финансови модели. Фирмата разполага с 65+ финансови центъра и партньорска мрежа с над 230 локации в цяла България.

Защо решихте да потърсите решение като eHR?

В подкрепа на иноваторството, търсихме нещо, което да облекчи работата на отдела ни. Научихме за eHR на среща на холдинга, по препоръка от нашите инвеститори, след което заявихме демо и стъпка по стъпка вече използваме системата на eHR.

Защо избрахте точно нашия продукт?

Имахте ли някакви притеснения?

В началото ни притесняваше юридическата част и дали всичко е изрядно и ще издържи пред проверки от институции. Проведохме много срещи, свързани със сигурността, за да се уверим, че всичко е издържано. За нас, като финансова институция, е от изключително значение да работим с максимална сигурност, да контролираме достъпа до документи, начина по който се съхраняват и всичко да е юридически издържано. 

В началото, поради липсата на опит, имахме нужда да се запознаем подробно как точно функционира системата, що се отнася до законова и правна издържаност. Вярвам, че на компаниите от холдинга, които се присъединяват сега, им е много по-лесно да се доверят и да работят с eHR.

По какъв начин се промени работата ви с използването на eHR?

Предвид, че имаме служители на различни локации в България, използването на системата помогна значително, за да улесним процеса на обмен на документи. Създаването, подписването и изпращането им по електронен път чрез eHR е между 5 до 20 пъти по-бързо, спрямо същия процес на хартия.

Преди да започнем да използваме системата, правихме следното:

Разпечатваме документите за назначаване, разписваме ги, комплектоваме ги, правим заявка за куриер, изпращаме ги. Документите пристигат при служителя на следващия ден. Куриерът изчаква подписването им и след това ги взима и изпраща отново към нас. Като този процес в най-добрия случай се осъществява в рамките на два работни дни, а понякога се забавя и повече, което пък затруднява назначаването. 

Документите трябва да бъдат подписани преди човека да започне работа, като има и случаи, при които след връщане на документите, установяваме, че има грешки или пропуски и целият процес с изпращането се повтаря отново. Оттук идва и друга голяма пречка – прекаленото забавяне, което налага самите документи да претърпят корекция в датата на назначаване. Това отваря допълнителна работа както за нас, така и за колегите от административния отдел и процесът се удължава изключително много във времето.

Имало ли е ситуация с назначаване или освобождаване на служител, при която системата на eHR е улеснила вашата работа?

Да, особено чрез функционалността за Електронното връчване. Това позволява да връчим документи за прекратяване на служител, без да е необходимо той да ги подписва. Благодарение на разписките в системата, можем да докажем дали и кога служителят е получил документите.

Друг процес, който значително се улеснява чрез системата на eHR е връчването на заповеди за промяна в условията, например за ваучери за храна или обучения. Чрез разписките получаваме конкретна информация, например че 198 от 200 души, са получили и прочели заповедта и съответно са запознати с промените.

Искате ли да ни споделите още нещо?

Имали сме проверки от Инспекция по труда няколко пъти и не сме срещнали никакви проблеми от факта, че използваме онлайн система за съхранение на документи. При необходимост документите за даден служител се изтеглят от системата. Нашите притеснения бяха дали тази институция се е сблъсквала с електронно трудово досие, но можем да кажем, че към момента нямаме никакви проблеми в това отношение.

Хубаво е, че има и разписки в системата. От страна на институциите, не се изискват, но пък често юристите, с които работим изискват точно тях.

Как оценявате комуникацията с екипа на eHR?

“Много лесно работим с промените и екипа ви откликва на всичко, което имаме нужда да бъде направено”

Невена Илиева, Мениджър Подбор и мотивация на служители

„Подкрепата, която ни оказвате, когато имаме необходимост е много навременна и адекватна“

Ценка Моянова, Ръководител администриране, вътрешни процеси и политики

• LinkedIn
• Facebook