Електронни трудови досиета

Създай, запази и управлявай онлайн

Функции


Създаваме полезност

За работодатели

  • Намаляване на разходи за хартия и офис консумативи
  • Без повече разходи за куриери
  • Спестява време
  • Решава проблеми при връчване на документи
  • Лесен импорт на данни
  • Лесен експорт на данни
  • Всички досиета са винаги под ръка

За работници и служители

  • Дистанционно подаване и получаване на документи към и от работодателя
  • Валидно подписване с личен електронен подпис
  • Комуникация без ограничение във времето и пространството
  • Трудовото досие e винаги налично и на разположение
  • Без възможност за работодателя да трие или подменя документи
  • Възможен експорт на цяло трудово досие
  • Създава прозрачност в трудовите отношения

За работници и служители

  • Дистанционно подаване и получаване на документи към и от работодателя
  • Валидно подписване с личен електронен подпис
  • Комуникация без ограничение във времето и пространството
  • Трудовото досие e винаги налично и на разположение
  • Без възможност за работодателя да трие или подменя документи
  • Възможен експорт на цяло трудово досие
  • Създава прозрачност в трудовите отношения

Добавяме стойност

В пълно съответствие с европейското и национално законодателство

Възможността за създаване, обмяна и съхранение на документи в трудовото досие на работника или служителя е в съответствие със следните нормативни актове:

  • eIDAS
  • Кодекс на труда
  • ЗЕДЕУУ
  • Наредба за електронните трудови досиета

Валидни правни изявления в системата

Всяка страна в трудовото отношение може да направи изявление, което има:

  • Гарантиран правен ефект
  • Абсолютна юридическа сила
  • Правна валидност

Валидно връчване на документи чрез системата

Отпада нуждата от куриерски и нотариални услуги, за да се удостовери получаването на документите и времето, когато е станало това.

Съответствие с GDPR

  • Спазване на принципите на GDPR
  • Лесно съчетаване с наличните правила за защита на личните данни при работодателя
  • Динамично съхранение на документите в системата

Стъпка към преминаване на изцяло електронна комуникация между работодател и служител

  • Край на хартията
  • Автоматично попълване на голямо количество информация чрез използване на предварително създадени форми на документи
  • Намалява и възможността за грешки, водещи до санкции от контролните органи

Лесен достъп до готови форми на основни документи в трудовото правоотношение

  • Улеснено генериране на документи
  • Безплатна база данни с образци на чести документи
  • Създаване на неограничен брой документи

Висока сигурност при съхранение на документи от трудовото досие

  • Без риск от погиване на документите
  • Без нужда от складови помещения
  • Достъп само от оторизирани лица
  • Лесен достъп до всяко досие

Създаване на лесен за управление дигитален архив

  • Удобна архитектура
  • Интуитивна навигация
  • Унифициранa подредба на документите

Нека се запознаем!

Направете запитване за Вашата персонална оферта сега!


Често задавани въпроси:

  • ДА. Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.

  • Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение

  • ДА. За да е законно това обаче е необходимо работодателят да използва система, която отговаря на съответните законови изисквания.

  • Точният вид на документите, които се създават и съхраняват като електронни се определя от работодателя, като по негова преценка е възможно да се съхраняват всички видове документи

  • Електронните документи, които са създадени и се съхраняват съгласно нормативните изисквания, имат еднаква правна стойност с хартиените документи. Това означава, че не е необходимо да бъдат съхранявани отделно и хартиени документи.

  • ДА. Електронните документи имат същата доказателствена сила като хартиените. Нещо повече, при тях е възможно безспорно да се докаже моментът на създаването и връчването им, което намалява възможностите за трудови спорове.

  • НЕ. Възможно е част от документите да са хартиени, а друга част да са в електронен формат. Въпреки това се препоръчва всички документи да са електронни, за да е по-лесно и евтино да се съхраняват и за да може да се правят справки по удобен и бърз начин.

  • Възможността документите да се създават и съхраняват в електронен вид намалява разходите на работодателите, но и същевременно гарантира изпълнението на техните задължения. Те имат възможност да правят бързо и лесно справки и да намират съответните необходими документи без загуба на допълнително време и ресурси. При евентуални проверки от страна на НАП или Инспекция по труда следва да се обърне внимание, че самата форма за предоставяне на документите и писмените обяснения е определена с разпоредбите на чл. 3, ал. 2 и чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) - подписаният с квалифициран електронен подпис електронен документ е равнозначен на саморъчно подписан писмен документ на хартиен носител, т.е. съхраненият електронен документ има правната сила на хартиения. Единствено при изрично искане на контролния орган той следва да се отпечатва и предоставя на хартия.

  • Системата гарантира възможността да се създават, връчват и съхраняват електронни документи между работодателя и работника. Обучението на работниците за работа със системата отнема кратко време, но гарантира, че след него работодателят може да съхранява и връчва документите на работниците без допълнителни разходи. Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците.

  • Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците. Работодателят няма задължение да осигурява мобилен телефон на своите служители, за да ползва системата.

  • Потвърждаване на получаването на електронно изявление не е необходимо, за да се смята, че е получено от адресата, освен ако страните са уговорили друго (чл. 8, ал. 1 от ЗЕДЕУУ). Информационната система eHr съдържа юридическа и техническа обезпеченост, чрез която работодателите имат възможност да доказват по безспорен начин момента на връчването на документите, изпращани до работниците и служителите. Колкото до прочитането на документа, чл. 11 от ЗЕДЕУУ приема, че адресатът на електронното изявление е узнал съдържанието му в разумен срок след неговото получаване. Това означава, че релевантен е моментът на получаване на документа, като работодателят няма задължение да доказва, че той е бил прочетен от работника - това се предполага за настъпило с изтичането на разумен срок от неговото получаване.

  • Това е регламентирано в Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник, издадена от управителя на НОИ. В нея са уредени редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата. По аргумент на чл. 2, ал. 4 от Инструкцията документите от системата eHr следва да бъдат приети от НОИ поради факта, че са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред, както и поради това, че физическото им състояние позволява да бъдат използвани за удостоверяване на осигурителни права. Използването на системата и съхраняването на документите в електронен вид ще подпомогне работодателите за изпълнение на изискванията за предаване на тези документи, когато е определено със закон, защото те не могат да бъдат повредени и да се наруши физическото им състояние (с оглед на електронния им формат). Нещо повече, системата ще позволи намаляването на разходите за обработка на документите, която обработка се изисква според чл. 7, ал. 1 от Инструкцията. Редът и начинът за предаване на документите се определя от НОИ, поради което допълнителна информация следва да се получи от там за всеки конкретен случай.