Електронни трудови досиета

ДА. Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.

Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение

ДА. За да е законно това обаче е необходимо работодателят да използва система, която отговаря на съответните законови изисквания.

Точният вид на документите, които се създават и съхраняват като електронни се определя от работодателя, като по негова преценка е възможно да се съхраняват всички видове документи

Електронните документи, които са създадени и се съхраняват съгласно нормативните изисквания, имат еднаква правна стойност с хартиените документи. Това означава, че не е необходимо да бъдат съхранявани отделно и хартиени документи.

ДА. Електронните документи имат същата доказателствена сила като хартиените. Нещо повече, при тях е възможно безспорно да се докаже моментът на създаването и връчването им, което намалява възможностите за трудови спорове.

НЕ. Възможно е част от документите да са хартиени, а друга част да са в електронен формат. Въпреки това се препоръчва всички документи да са електронни, за да е по-лесно и евтино да се съхраняват и за да може да се правят справки по удобен и бърз начин.

Възможността документите да се създават и съхраняват в електронен вид намалява разходите на работодателите, но и същевременно гарантира изпълнението на техните задължения. Те имат възможност да правят бързо и лесно справки и да намират съответните необходими документи без загуба на допълнително време и ресурси. При евентуални проверки от страна на НАП или Инспекция по труда следва да се обърне внимание, че самата форма за предоставяне на документите и писмените обяснения е определена с разпоредбите на чл. 3, ал. 2 и чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) - подписаният с квалифициран електронен подпис електронен документ е равнозначен на саморъчно подписан писмен документ на хартиен носител, т.е. съхраненият електронен документ има правната сила на хартиения. Единствено при изрично искане на контролния орган той следва да се отпечатва и предоставя на хартия.

Системата гарантира възможността да се създават, връчват и съхраняват електронни документи между работодателя и работника. Обучението на работниците за работа със системата отнема кратко време, но гарантира, че след него работодателят може да съхранява и връчва документите на работниците без допълнителни разходи. Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците.

Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците. Работодателят няма задължение да осигурява мобилен телефон на своите служители, за да ползва системата.

Потвърждаване на получаването на електронно изявление не е необходимо, за да се смята, че е получено от адресата, освен ако страните са уговорили друго (чл. 8, ал. 1 от ЗЕДЕУУ). Информационната система eHr съдържа юридическа и техническа обезпеченост, чрез която работодателите имат възможност да доказват по безспорен начин момента на връчването на документите, изпращани до работниците и служителите. Колкото до прочитането на документа, чл. 11 от ЗЕДЕУУ приема, че адресатът на електронното изявление е узнал съдържанието му в разумен срок след неговото получаване. Това означава, че релевантен е моментът на получаване на документа, като работодателят няма задължение да доказва, че той е бил прочетен от работника - това се предполага за настъпило с изтичането на разумен срок от неговото получаване.

Това е регламентирано в Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник, издадена от управителя на НОИ. В нея са уредени редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата. По аргумент на чл. 2, ал. 4 от Инструкцията документите от системата eHr следва да бъдат приети от НОИ поради факта, че са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред, както и поради това, че физическото им състояние позволява да бъдат използвани за удостоверяване на осигурителни права. Използването на системата и съхраняването на документите в електронен вид ще подпомогне работодателите за изпълнение на изискванията за предаване на тези документи, когато е определено със закон, защото те не могат да бъдат повредени и да се наруши физическото им състояние (с оглед на електронния им формат). Нещо повече, системата ще позволи намаляването на разходите за обработка на документите, която обработка се изисква според чл. 7, ал. 1 от Инструкцията. Редът и начинът за предаване на документите се определя от НОИ, поради което допълнителна информация следва да се получи от там за всеки конкретен случай.