В чл. 335, ал. 1 от Кодекса на труда (КТ) е регламентирано, че прекратяването на трудовия договор трябва да е писмено, т.е. да има издаден документ от работодателя, който да е връчен на работника или служителя. Писмената форма трябва да е спазена, защото тя е форма за действителност на извършеното действие. От момента на прекратяване […]
Пандемията от COVID-19 доведе до съществени изменения в организацията на работата в много предприятия. Значителна част от тези, които могат въвеждат и организират работата на работниците и служителите, така че тя да се извършва извън помещенията на работодателя. В българското законодателство са регламентирани две възможности за извършване на дистанционна работа – надомна работа и работа […]
Характерните особености на работата от разстояние, която е свързана с използване на телекомуникационни технологии и чието извършване е извън помещенията на работодателя, води до определяне на някои различия при организацията на работното време. Те са регламентирани в глава пета, раздел VIII „б“ от Кодекса на труда (КТ). При този вид работа работодателят изрично определя времето, […]
За работодатели
За работници и служители
За работници и служители
В пълно съответствие с европейското и национално законодателство
Възможността за създаване, обмяна и съхранение на документи в трудовото досие на работника или служителя е в съответствие със следните нормативни актове:
Валидни правни изявления в системата
Всяка страна в трудовото отношение може да направи изявление, което има:
Валидно връчване на документи чрез системата
Отпада нуждата от куриерски и нотариални услуги, за да се удостовери получаването на документите и времето, когато е станало това.
Съответствие с GDPR
Стъпка към преминаване на изцяло електронна комуникация между работодател и служител
Лесен достъп до готови форми на основни документи в трудовото правоотношение
Висока сигурност при съхранение на документи от трудовото досие
Създаване на лесен за управление дигитален архив
Направете запитване за Вашата персонална оферта сега!
ДА. Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.
Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение
ДА. За да е законно това обаче е необходимо работодателят да използва система, която отговаря на съответните законови изисквания.
Точният вид на документите, които се създават и съхраняват като електронни се определя от работодателя, като по негова преценка е възможно да се съхраняват всички видове документи
Електронните документи, които са създадени и се съхраняват съгласно нормативните изисквания, имат еднаква правна стойност с хартиените документи. Това означава, че не е необходимо да бъдат съхранявани отделно и хартиени документи.
ДА. Електронните документи имат същата доказателствена сила като хартиените. Нещо повече, при тях е възможно безспорно да се докаже моментът на създаването и връчването им, което намалява възможностите за трудови спорове.
НЕ. Възможно е част от документите да са хартиени, а друга част да са в електронен формат. Въпреки това се препоръчва всички документи да са електронни, за да е по-лесно и евтино да се съхраняват и за да може да се правят справки по удобен и бърз начин.
Възможността документите да се създават и съхраняват в електронен вид намалява разходите на работодателите, но и същевременно гарантира изпълнението на техните задължения. Те имат възможност да правят бързо и лесно справки и да намират съответните необходими документи без загуба на допълнително време и ресурси. При евентуални проверки от страна на НАП или Инспекция по труда следва да се обърне внимание, че самата форма за предоставяне на документите и писмените обяснения е определена с разпоредбите на чл. 3, ал. 2 и чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) - подписаният с квалифициран електронен подпис електронен документ е равнозначен на саморъчно подписан писмен документ на хартиен носител, т.е. съхраненият електронен документ има правната сила на хартиения. Единствено при изрично искане на контролния орган той следва да се отпечатва и предоставя на хартия.
Системата гарантира възможността да се създават, връчват и съхраняват електронни документи между работодателя и работника. Обучението на работниците за работа със системата отнема кратко време, но гарантира, че след него работодателят може да съхранява и връчва документите на работниците без допълнителни разходи. Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците.
Работодателят има възможност да осигури един компютър на работните места, който да се ползва от работниците. Това ще намали разходите му, свързани с назначаването на допълнителен персонал, който да е ангажиран с връчването и съхранението на всички документи, които се обменят между работодателя и работниците. Работодателят няма задължение да осигурява мобилен телефон на своите служители, за да ползва системата.
Потвърждаване на получаването на електронно изявление не е необходимо, за да се смята, че е получено от адресата, освен ако страните са уговорили друго (чл. 8, ал. 1 от ЗЕДЕУУ). Информационната система eHr съдържа юридическа и техническа обезпеченост, чрез която работодателите имат възможност да доказват по безспорен начин момента на връчването на документите, изпращани до работниците и служителите. Колкото до прочитането на документа, чл. 11 от ЗЕДЕУУ приема, че адресатът на електронното изявление е узнал съдържанието му в разумен срок след неговото получаване. Това означава, че релевантен е моментът на получаване на документа, като работодателят няма задължение да доказва, че той е бил прочетен от работника - това се предполага за настъпило с изтичането на разумен срок от неговото получаване.
Това е регламентирано в Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник, издадена от управителя на НОИ. В нея са уредени редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата. По аргумент на чл. 2, ал. 4 от Инструкцията документите от системата eHr следва да бъдат приети от НОИ поради факта, че са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред, както и поради това, че физическото им състояние позволява да бъдат използвани за удостоверяване на осигурителни права. Използването на системата и съхраняването на документите в електронен вид ще подпомогне работодателите за изпълнение на изискванията за предаване на тези документи, когато е определено със закон, защото те не могат да бъдат повредени и да се наруши физическото им състояние (с оглед на електронния им формат). Нещо повече, системата ще позволи намаляването на разходите за обработка на документите, която обработка се изисква според чл. 7, ал. 1 от Инструкцията. Редът и начинът за предаване на документите се определя от НОИ, поради което допълнителна информация следва да се получи от там за всеки конкретен случай.
