< Обратно към всички постове
Папки

Срок на съхранение на документите в трудовото досие

15/10/2020

Съобразно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. 

По писмено искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, в 14-дневен срок от искането. Това включва и издаване на копия от документите, които са част от трудовото досие на лицето.

С документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя. Така всички документи създадени от момента на постъпването на работа на лицето до прекратяване на трудовото му правоотношение следва да са част от досието и да се съхраняват от работодателя за целия период на съществуване на трудовото правоотношение. 

Важно е да се има предвид, че документите могат да се съхраняват на хартия или като електронно трудово досие.

По време на съществуването на трудовото правоотношение или след неговото прекратяване е възможно да възникне трудов спор между страните. Съгласно чл. 357, ал. 1 от КТ трудови са споровете между работника или служителя и работодателя относно възникването, съществуването, изпълнението и прекратяването на трудовите правоотношения, както и споровете по изпълнението на колективните трудови договори и установяването на трудов стаж. 

Исковете по трудови спорове имат максимален давностен срок от три години (чл. 358, ал. 1, т. 3 от КТ). Поради обстоятелството, че за разрешаване на  трудовите спорове се използват като доказателство документите от трудово досие на работника или служителя, може да се приеме, че минималният период за съхранение на всички документи от трудовото досие на лицето е три годишен

За част от документите, които се включват в трудовото досие на работника или служителя може да има специални правила относно сроковете и задълженията за съхраняване и предаване, които произтичат от специални закони. 

Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството, ведомости за заплати се съхраняват на хартиен и/или на технически носител в предприятието за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Пак там е посочено, че срокът за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети е 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Поради това всички документи, които могат да имат отношение към счетоводната отчетност и специално към ведомостите за заплати трябва да се съхраняват за срок от 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Съгласно чл. 5, ал. 7, т. 1 от Кодекса за социално осигуряване осигурителят (работодателят) е длъжен да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят:

  • ведомости за заплати;
  • трудови договори;
  • допълнителни споразумения;
  • заповеди за назначаване;
  • допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване;
  • заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година;
  • заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

Всички тези документи се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд. Повече информация, свързана със сроковете на съхранение на различните видове документи, съдържащи се в трудовото досие на работника или служителя, може да се получи от Държавна агенция „Архиви“, която провежда държавната политика в областта на развитието и усъвършенстването на архивното дело.