Срок на съхранение на документите в трудовото досие

Какви са сроковете за съхранение на документите в трудовото досие на работника или служителя? Защо трябва да ги спазвате и какво трябва да знаете в случай, че възникне спор между страните.

Защо се създава трудово досие?

Съобразно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Важно е да се има предвид, че документите могат да се съхраняват на хартия или в електронен формат, чрез специализирана система, която позволява създаването на електронно трудово досие.

С документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя. Така всички документи създадени от момента на постъпването на работа на лицето до прекратяване на трудовото му правоотношение следва да са част от досието и да се съхраняват от работодателя за целия период на съществуване на трудовото правоотношение. 

По писмено искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, в 14-дневен срок от искането. Това включва и издаване на копия от документите, които са част от трудовото досие на лицето.

Минимален срок на съхранение на документите в досието

По време на съществуването на трудовото правоотношение или след неговото прекратяване е възможно да възникне трудов спор между страните. Съгласно чл. 357, ал. 1 от КТ трудови са споровете между работника или служителя и работодателя относно възникването, съществуването, изпълнението и прекратяването на трудовите правоотношения, както и споровете по изпълнението на колективните трудови договори и установяването на трудов стаж. 

Исковете по трудови спорове имат максимален давностен срок от три години (чл. 358, ал. 1, т. 3 от КТ). Поради обстоятелството, че за разрешаване на  трудовите спорове се използват като доказателство документите от трудово досие на работника или служителя, може да се приеме, че минималният период за съхранение на всички документи от трудовото досие на лицето е 3-годишен. 

Срокове спрямо Закона за счетоводството

За част от документите, които се включват в трудовото досие на работника или служителя може да има специални правила относно сроковете и задълженията за съхраняване и предаване, които произтичат от специални закони. 

Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството, ведомости за заплати се съхраняват на хартиен и/или на технически носител в предприятието за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Отново в същия закон е посочено, че срокът за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети е 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

На база информацията, можем да заключим, че всички документи, които могат да имат отношение към счетоводната отчетност и специално към ведомостите за заплати трябва да се съхраняват за срок от 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Срокове спрямо Кодекса за социално осигуряване

Съгласно чл. 5, ал. 7, т. 1 от Кодекса за социално осигуряване осигурителят (работодателят) е длъжен да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят:

• ведомости за заплати;
• трудови договори;
• допълнителни споразумения;
• заповеди за назначаване;
• допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване;
• заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година;
• заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

Всички тези документи се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд. Повече информация, свързана със сроковете на съхранение на различните видове документи, съдържащи се в трудовото досие на работника или служителя, може да се получи от Държавна агенция „Архиви“, която провежда държавната политика в областта на развитието и усъвършенстването на архивното дело.

Възможност за дигитализация на хартиени трудови досиета

eHR е онлайн система за дигитализация на трудови досиета, разработена в съответствие с българското и европейско законидателство. Всички документи в системата са валидни електронни документи и се признават от българските съдилища и администрация. Могат да се ползват както в съда, така и пред Инспекция по труда, НАП и други административни органи и отговарят на заложените стандарти съгласно Регламент 910/2014 г на ЕС – eIDAS и ЗЕДЕУУ.

Ако желаете да научите повече за функционалностите и как може да бъде приложима и за вашия бизнес, можете да се свържете с наш представител за да получите демо на продукта.