6 начина да намалите използването на хартия в офиса

Замисляли ли сте се колко хартия използва офисът ви в ежедневието? А изчислявали ли сте колко струва това на бизнеса ви? Вероятно на фона на останалите разходи, цифрите не са значителни, но със сигурност на годишна база ще обърнете внимание на сумата. От документи, фактури и справки, до бележки и ненужно принтирани листи, количеството хартия, което се използва за целите на бизнеса на дневна база е изключително голямо. 

С оглед на това, че eHR предлага решения, които дигитализират хартиените документи, стоим зад идеята за намаляване на използването на хартия в офиса. Целта ни е да помогнем на бизнесите да бъдат по-ефективни, което допринася и за опазването на околната среда. В статията ще ви споделим защо си струва да намалите хартията и 6 лесни начина  да го направите.

Защо да намалите използването на хартия

Причините, поради които си струва да намалите консумацията на хартия в офиса могат да бъдат разгледани в две основни направления – с оглед опазване на околната страна и с оглед намаляване на разходите за бизнеса, което е свързано пряко с неговата ефективност.

Опазване на околната среда

Спрямо проучване на The World Counts, 42% от всички изсечени дървета се използват за направата на хартия. От вестници и списания до касови бележки и тоалетна хартия, с всяка изминала година количеството хартия, което произвеждаме и консумираме се увеличава главозамайващо. За съжаление, унищожаването на горите, с цел производство на хартия е само един от проблемите. Истината е, че тази хартия обикновено свършва в кошчето за боклук, а изгарянето и в последствие, води до отделянето на вредни газове в атмосферата. Ето и някои статистически факти, за които рядко се замисляме:

• 50% от боклукът, който генерират бизнесите е хартия
• Нужни са 10 литра вода, за да се направи един лист, формат A4
• Всяко дърво произвежда кислород, необходим за дишането на трима души
• Рециклирането на 1 тон хартия спестява около 2,583 литра гориво, 26,500 литра вода  и 17 дървета.

Намаляване на разходите за бизнеса

В допълнение на последиците, които има консумацията на хартия върху околната среда, такива със сигурност има и върху финансовото състояние на фирмите. Въпреки че голяма част от дейността на бизнесите вече се извършва онлайн, количеството хартия, което се използва на дневна база продължава да нараства.

Сама по себе си хартията не е скъпа, но разходите за съхранение, принтиращи устройства и споделяне на документи чрез куриерски фирми могат да бъдат значителни. Нещо повече, голяма част от служителите, работещи във фирми с голям документооборот, прекарват над 30% от времето си, търсейки документи – време, което също струва пари. А ето какво показват и проучванията:

• Един служител използва средно по 10,000 листа хартия всяка година, което се равнява на 140 лв. 
• 6,800 от 10,000 листа обикновено се изхвърлят
• Сред най-честите причини за изхвърляне на използвана хартия са разпечатването на имейл кореспонденции, принтирането на копия и забравянето на документи в принтера.

Разходите, свързани с консумацията на хартия засягат различни сфери от дейността на бизнеса. Добрата новина е, че със сигурност могат да бъдат оптимизирани, ако се намали използването на хартия в офиса. Ето и някои идеи как да го направите.  

6 Начина да намалите използването на хартия в офиса

1. Помислете, преди да принтирате

Замислете се колко често принтирате графици на срещи, репорти или план, който предстои да бъде обсъждан. Раздавате ги на всички, а по време на срещата ги обсъждате, гледайки екрана на телевизора или проектора. Колко от тези разпечатани листи се използва отново, след като срещата приключи? По-голямата част от тях дори остава забравена в стаята и след това намира място в кошчето за боклук.

При следващата среща добавете плана в поканата и още по-добре презентацията или репорта, по който ще коментирате, за да могат участниците да се запознаят със съдържанието и да се подготвят с въпроси и предложения. Така предварително ще организират записките си и ще разполагат с референция за в бъдеще, а вие ще избегнете принтирането.

2. Водете си записки в дигитален формат

Вместо да хабите листите на тетрадките и тефтерите си, много по-ефективно е да водите бележките си на телефона или директно на лаптопа. Вече съществуват много безплатни опции и приложения, които са създадени изцяло с тази цел – Evernote е едно чудесно решения в случая. Можете да използвате имейл чернова, Google Keep или Google документи, които ви позволяват да съхранявате информация за по-дълго време и да намирате необходимото много по-лесно и бързо.

3. Използвайте онлайн софтуер за документи

eHR е система, която позволява създаване, съхраняване, споделяне и подписване на документи онлайн. Това спестява не само хартия и място за съхранение, но и много разходи за куриери, особено в случаите с документи от трудовото правоотношение.

Също така поради факта, че документите се съхраняват в дигитален формат, рискът от тяхната загуба или унищожение при пожар например се свежда до минимум, което предотвратява разходи за възстановяването им. В допълнение, дигитализирането на документите прави бизнеса много по-ефективен и улеснява работата от разстояние, което е съществено предимство във времена на COVID-19.

4. Поставете кошчета за рециклиране в офиса

Дори и някои от споменатите по-горе съвети да бъдат прилагани от бизнесите, все пак има хартия, която свършва в коша за боклук. Рециклирането ѝ помага да се ограничи производството на нова такава и допринася за опазването на околната среда. Ако в офисите има кошчета за разделно събиране отпадъци, това ще създаде полезни навици у служителите, които има шанс да прилагат и у дома. Спрямо статистики, споделени от Екопак, 1 тон рециклирана хартия спестява:

• Около 13 дървета
• 2.5 барела нефт
• 4,100 киловатчаса електроенергия
• 4 куб.м от обема на сметището
• 31,780 литра вода 

5. Използвайте прибори за многократна употреба

Може би повечето служители предпочитат да пият кафето си в керамични чаши, но въпреки това, ако в офисът има картонени или пластмасови чашки за вода и кафе, те ще продължават да се използват. Ако обособите пространство – шкаф или рафт с необходимата посуда за напитки и хранене и премахнете всичко за еднократна употреба, ще спестите от разходи, ще ограничите консумацията на хартия и дори пластмаса и ще насърчите използването на наличните неща.

6. Създайте фирмена култура

Много ефективен начин да бъде намалена консумацията на хартия в офиса е изграждането на фирмена култура, с помощта на която служителите да станат част от обща кауза. Ако бизнесът кара служителите си да мислят в тази посока, то ефектът може да бъде пренесен и извън рамките на офиса, което би имало още по-голям принос за околната среда. Идеи за изграждане на такова поведение могат да бъдат например седмични бюлетини, споделяни между служителите с интересни факти по темата, организиране на уъркшопи и обучения, участия на бизнеса в инициативи, свързани с опазване на околната среда и други.

В ролята си на консуматори е добре по-често да се замисляме за влиянието, което имаме върху околната среда. Дори и с малки промени в начинът, по който използваме хартията, можем значително да помогнем за предотвратяването на редица проблеми в световен мащаб.