HR без хартия – чудесата не идват само по Коледа

Наближаваше Коледа. Дори и най-големите работохолици вече мислеха как „да си свиват сармите“ от офиса и от служебните задължения и да ходят да завиват сармите край елхата у дома. Точно в този миг дойде едно предпразнично обещание за освобождаване от излишната хартия в офиса, за рецептата на най-вкусните сарми и за още нещо. То успя да събере над 150 души от различни професионални сфери на предпразничен уебинар. „HR без хартия – реалност или коледно чудо?“ беше подаръкът на VEDA и eHR към всички желаещи клиенти, партньори, приятели и любопитни иноватори. В предиобедните часове на 12 декември Данаил Коев от VEDA Accounting, Жан Егикян от eHR и адв. Радослава Макшутова от VEDA Legal разопаковаха всички тайни на преминаването към електронно трудово досие. 

Как VEDA преминава към HR без хартия

VEDA Accounting е счетоводна кантора с между 30 и 40 души екип, която обработва огромен обем документация. След 2-3 години професионално познанство, те решават да се доверят на еHR –софтуер като услуга (SaaS) за дигитализация на трудовите досиета и други HR процеси в различни по мащаб и по предмет на дейност български компании. Системата на eHR  е подходяща и за компании с трийсетина служители като VEDA, но и за такива с трима, или дори с 300 служители. Приложима е към всякакви мащаби. 

Възможността за дигитализиране на цялостните HR процеси привлича Данаил Коев много. Когато започва колаборацията с eHR, счетоводната кантора вече се е преборила с повечето излишна бумащина. Няма ги планините от папки в офиса. Остава да се справи с последната глава на хартиената хидра – трудовите досиета. От 2018 г. насам “Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя” вече позволява цифровизацията и на този процес.

Това, което възпира VEDA до началото на работата с eHR, е липсата на вътрешен ресурс, който да приоритизира координацията на промяната. Неотлъчната подкрепа от екипа на еHR обаче прави процеса на трансформация бърз, надежден и безболезнен. Тя отнема около месец в тясно сътрудничество между eHR и отговорен за това служител на VEDA, който междувременно действа и по останалите си задачи и проекти. 

Плюсовете от HR без хартия

„Липсата на хартия се оказа малка част от позитивите“, разказва Данаил. Дигитализацията дава на счетоводната кантора тласък за дълго отлагана цялостна ревизия на трудовата документация – длъжностни характеристики, вътрешни правилници и инструкции, правила за работа от разстояние. В процеса на преминаване към електронна услуга актуализацията се случва неусетно. Някои политики се разписват, други се усъвършенстват.

Изискването на съгласие или потвърждение с подпис на служители при всяка документация, свързана с трудови правоотношения или с безопасни условия на труд, става много по-лесно за спазване, когато всичко може да се подпише веднага и отвсякъде. Процесът на внедряване на цялостно електронно трудово досие включва осигуряването на нужните съгласия и подписи под анекси и инструктажи. Благодарение на този процес, с днешна дата VEDA може да се гордее с абсолютна правна изрядност спрямо всички законови изисквания. 

За боравеща с много цифри компания като VEDA, особено предимство на дигитализирането е свеждането на риска от грешки до минимум. Електронното трудово досие намалява този риск с 90-95%. Освен преките ползи от спестяване на време и проблеми, този резултат носи и още една. А именно, че служителите са много по-спокойни по време на работа.

Практически опит с eHR

VEDA разкриват и няколко съвсем конкретни практически аспекта на промяната към електронни човешки ресурси: 

• Улеснява се бързото реагиране в ситуации, без да се налага “гонене” за подписи.
• Антидатирането на документи е невъзможно. Например eHR не позволява отпуски със задна дата (но пък тя може да бъде добавена ръчно)
• Ясният процес създава предвидимост и проследимост.
• Улеснява се така или иначе трудната за всички засегнати страни процедура по разделяне със служители. Електронната услуга позволява съхраняването на информация, че връчването се е случило законно. Спестяват се потенциалните негативни и крайни реакции на неприятно изненаданите служители. При евентуален отказ освободеният служител да подпише документите, връчването и отказът се удостоверяват, без да е нужно потвърждаването от двама свидетели, което важи при връчването на документи на хартия.

Услугата на eHR допринася не само в трудни или кризисни ситуации. Напротив, обратната връзка от нови служители, които успяват да се запознаят спокойно и своевременно с трудовите си документи в дигитална среда, е положителна. Новите хора са доволни и впечатлени от предоставената възможност.

Не е за пренебрегване и ползата от финансова гледна точка. „Избрахме да работим с eHR не само защото много си допаднахме с целия ви екип, а защото за разлика от всички останали дигитални HR услуги, тук не се налага да плащаме такса за всеки отделен подпис повече“, споделя за финал Данаил. Стойността на договорената услуга е еднаква независимо от броя подписи на документи.

Как работи системата на eHR

В допълнение към неговия откровен разказ, Жан провежда кратка демонстрация как работи системата. В рамките ѝ става ясно, че:

• За всеки служител може да се направи избор какъв тип да бъде профилът му (менижърски, обикновен и т.н.), а също и какви действия може да извършва с документи.
• Едновременно е възможно да се въведат и ползват шаблонни документи, но и да се правят промени в тях за всеки конкретен служител, когато се изпращат.
• На работодателите се предоставя законово изискуемият квалифициран електронен подпис (КЕП). Изискването в наредбата към подписите на служителите е за обикновен електронен подпис. Екипът на eHR отива стъпка отвъд, и с цел по-голяма правна сигурност осигурява безплатен усъвършенстван електронен подпис (УЕП) на всеки служител. И двете страни в трудовото правоотношение могат да дават съгласието си по този начин просто с натискането на бутон „Подпиши“.
• В зависимост от нуждите на съответната компания, всички процеси могат да са двуезични.
• Системата може да се използва и за създаване на календар с отсъствията на целия екип. Скоро се очаква интеграцията ѝ с календарите на Google и на Microsoft.

HR без хартия – правни аспекти

Въпросите, свързани с правното съответствие на системата и възможните в нея практики, изяснява адв. Радослава Макшутова. Тя потвърждава, че съгласно цитираната по-горе наредба всички HR документи могат да са електронни, но все пак компанията може самостоятелно да вземе решение кои ще дигитализира. Този въпрос следва да се уреди чрез ПВТР, както и въпросите, свързани с подписването на документи и с реда и начина за функциониране на системата. 

Адв. Макшутова се спира по-подробно на практиките по електронна размяна на документи. Тя се случва чрез електронно препоръчана поща, при която документите остават в системата и няма риск от попадането им в неправилни ръце. Получателят има в пощата си единствено известие за наличието на документи. Самите документи не се изпращат в мейла. Получателят трябва да влезе в системата, за да ги прочете, коментира и подпише. 

Съществуват възможности за електронно администриране и на всички останали документи, съпътстващи трудово правоотношение. Такива са например инструктажите за безопасност, документите в областта на трудовата медицина. А също и заявленията за данъчни облекчения за семейства с деца, както и всички преди и по време на майчинството.

Интересът на публиката удължи събитието над предвиденото време, за да може да бъде отговорено на въпросите от всички желаещи. На най-любопитните и предизвикателни въпроси ще отговорим в следваща публикация в блога ни. 

А ето я и обещаната рецепта за сарми, която е вкусна не само на Коледа:

Прочетете още полезни статии:

Неопърл минимизира риска от грешки с eHR

Йордан Рафаилов от SoCyber: Преди eHR някои процеси се случваха бавно