Неопърл България минимизира риска от грешки със системата на eHR

Нина Иванова е Мениджър Човешки ресурси за „Неопърл България“ ЕООД – част от групата на Неопърл Груп, немско-швейцарска компания с повече от 60 годишна история, предлагаща иновативни решения за питейна вода във водопроводния сектор. Световен лидер в бранша си с над 20 производствени фабрики в 17 държави от Европа, Азия и САЩ, „Неопърл България“ е най-големият производител на гъвкави съединения за вода в Европа, с две фабрики в гр. Добрич и с 460 души персонал.

„Нашите ценности са Съвършенство, Отговорност и Страст!“, споделя с нас Нина. Днес тя ни разказва за прехода на компанията към електронна система за управление на HR процеси.

Защо в Неопърл България решихте да потърсите решение като eHR?

Основната причина да потърсим решение за електронно управление на HR документите е оптимизация на процесите и ресурсите в администрирането на персонала.

Кои бяха причините да изберете точно нашия продукт?

Проучвахме няколко варианта, преди да направим избор за електронна система за управление. Изборът ни за eHR надделя най-вече заради усъвършенствания електронен подпис, който се създава от системата и не е обвързан с допълнителни разходи. eHR има много предимства – онлайн управление на целия документооборот, спестяването на време за подписване на документи от всички страни, справките в реално време, подписване и одобрение на множество документи, интеграцията с различни софтуери, които ползваме – заплащане, контрол на достъп и т.н.

Кои бяха предизвикателствата при внедряване на системата в производствена компания от вашия калибър и как eHR Ви помогна да ги преодолеете?

Предизвикателствата, които срещнахме при въвеждането на системата бяха обичайните – съпротива срещу промяната, техническите умения (средната възраст на персонала при нас е 44 години), а също и времето за адаптация, сигурност и поверителност, контрол. Екипът на eHR ни подкрепи изключително много с професионализма си, с позитивното си отношение, с разбирането и подкрепата, с бързата реакция при поднасянето на букета от въпроси и казуси, които срещнахме, с гъвкавото мислене и намирането на решения, които са конкретни за нас.

Каква е обратната връзка на администрацията и служителите на Неопърл България от използването на системата?

За HR отдела въвеждането на системата доведе до по-висока ефективност и продуктивност – намали се времето за обработка на документите, премахнаха се ръчното въвеждане и рискът от допускане на грешки при ръчна обработка, документите са организирани на едно място, информацията е лесно достъпна. Интеграцията с пейрол системата е автоматизирана, премахна се архивирането на хартиени носители.

Преките ръководители са доволни от възможността за бързи и лесно достъпни справки за служителите от екипите, спестява им се време за изготвяне на справки, информацията за отдела е на едно място, координацията в екипа се улесни.

Бързото подаване на заявления зарадва служителите. Вече не губят време в чакане за справки, имат лесен достъп до информация в реално време, гъвкавост и мобилност, всичко може да се намери с няколко клика.

Може ли дадете приблизителна оценка колко време средно на месец спестявате, използвайки eHR?

Стартирахме системата от месец април, 2024 г. и за тези месеци, приблизително мога да кажа, че спестяваме около 30-40 часа месечно на всички HR специалисти, около 10 часа на преките ръководители и 15 часа на управителя.

Как eHR повлия на HR процесите в Неопърл България?

Въпреки, че все още не използваме на 100% всички функционалности на системата – даваме времето, необходимо за приемане на новостите и промяната, в направлението, в което най-много го използваме – администриране, системата оптимизира процесите ни по управление на HR документите. Увеличи се ефективността и продуктивността в това направление, премахнаха се рутинни процеси и задачи, спестиха ни се време и усилия, които насочихме към други процеси и дейности, които се надявам с помощта на екипа на eHR също да автоматизираме.

Намали се разходът за хартия, пространството за архив, централизира се и се структурира съхранението на документи. Достъпът до информация и организацията на файлове се подобри, както и сигурността на чувствителната информация, подобри се координацията и сътрудничеството на документи между служителите и ръководители на отдели, между HR отдел и управител, намали се рискът от загуба на информация.

Искате ли да ни споделите още нещо?

Сърдечни благодарности за професионализма, за партньорството и чудесното сътрудничество, за гъвкавостта и допълнителните функционалности, създадени специално за нас.

Прочетете обратната връзка и на други компании за услугата на eHR:

Как WorkNomads минимизират използването на хартия с помощта на eHR

Йордан Рафаилов от SoCyber: Преди eHR някои процеси се случваха бавно

Как електронните трудови досиета подобряват бизнеса на производствените компании?