Неопърл България минимизира риска от грешки със системата на eHR

Нина Иванова е Мениджър Човешки ресурси за „Неопърл България“ ЕООД – част от групата на Неопърл Груп. Това е немско-швейцарска компания с повече от 60-годишна история, която предлага иновативни решения за питейна вода във водопроводния сектор. Неопърл Груп е световен лидер в бранша си с над 20 производствени фабрики в 17 държави от Европа, Азия и САЩ. „Неопърл България“ е най-големият производител на гъвкави съединения за вода в Европа. Компанията има две фабрики в град Добрич и 460 души персонал.

„Нашите ценности са Съвършенство, Отговорност и Страст!“, споделя с нас Нина. Днес тя ни разказва за прехода на компанията към електронна система за управление на HR процеси.

Защо в Неопърл България решихте да потърсите решение като eHR?

Основната причина да потърсим решение за електронно управление на HR документите е оптимизация на процесите и ресурсите в администрирането на персонала.

Кои бяха причините да изберете точно нашия продукт?

Проучвахме няколко варианта, преди да направим избор за електронна система за управление. В крайна сметка изборът ни за eHR надделя най-вече заради усъвършенствания електронен подпис, който се създава от системата и не е обвързан с допълнителни разходи. Освен това eHR има много предимства. Сред тях са например онлайн управлението на целия документооборот, спестеното време за подписване на документи от всички страни и справките в реално време. Също така ценим подписването и одобрението на множество документи. Не на последно място, системата се интегрира и с различните софтуери, които ползваме – за заплащане, контрол на достъп и т.н.

Кои бяха предизвикателствата при внедряване на системата в производствена компания от вашия калибър и как eHR Ви помогна да ги преодолеете?

Предизвикателствата, които срещнахме при въвеждането на системата, бяха обичайните. Първо, имаше съпротива срещу промяната, а техническите умения също бяха фактор (средната възраст на персонала при нас е 44 години). Освен това предизвикателство бяха и времето за адаптация, сигурността и поверителността, както и контролът. Въпреки това екипът на eHR ни подкрепи изключително много с професионализма и позитивното си отношение. Помогнаха ни разбирането и бързата им реакция при букета от въпроси и казуси, които срещнахме. Ценим и гъвкавото им мислене и намирането на решения, конкретни за нас.

Каква е обратната връзка на администрацията и служителите на Неопърл България от използването на системата?

За HR отдела въвеждането на системата доведе до по-висока ефективност и продуктивност. Така се намали времето за обработка на документите, премахнаха се ръчното въвеждане и рискът от грешки при ръчна обработка. Освен това документите са организирани на едно място, а информацията е лесно достъпна. Също така интеграцията с пейрол системата е автоматизирана, премахна се архивирането на хартиени носители.

Преките ръководители са доволни от бързите и лесно достъпни справки за служителите от екипите. В резултат им се спестява време за изготвяне на справки. Информацията за отдела е на едно място, а координацията в екипа се улесни.

Бързото подаване на заявления зарадва служителите. Освен това вече не губят време в чакане за справки и имат лесен достъп до информация в реално време. Така получиха гъвкавост и мобилност – всичко може да се намери с няколко клика.

Може ли да дадете приблизителна оценка колко време средно на месец спестявате, използвайки eHR?

Стартирахме системата от месец април, 2024 г. и за тези месеци, приблизително мога да кажа, че спестяваме около 30-40 часа месечно на всички HR специалисти, около 10 часа на преките ръководители и 15 часа на управителя.

Как eHR повлия на HR процесите в Неопърл България?

Все още не използваме на 100% всички функционалности на системата, защото даваме време за приемане на новостите и промяната. Въпреки това в направлението, в което я използваме най-много – администрирането, системата оптимизира процесите ни по управление на HR документите. В резултат се увеличиха ефективността и продуктивността в това направление и премахнахме рутинни процеси и задачи. Така спестихме време и усилия, които насочихме към други процеси и дейности. Надявам се с помощта на екипа на eHR да автоматизираме и тях.

Намали се разходът за хартия, пространството за архив, централизира се и се структурира съхранението на документи. Благодарение на това се подобриха достъпът до информация, организацията на файловете и сигурността на чувствителната информация. Подобри се и координацията по документите между служителите и ръководителите на отдели, както и между HR отдела и управителя. И накрая, намали се и рискът от загуба на информация.

Искате ли да ни споделите още нещо?

Сърдечни благодарности за професионализма, за партньорството и чудесното сътрудничество, за гъвкавостта и допълнителните функционалности, създадени специално за нас.

Прочетете обратната връзка и на други компании за услугата на eHR:

Как WorkNomads минимизират използването на хартия с помощта на eHR

Йордан Рафаилов от SoCyber: Преди eHR някои процеси се случваха бавно

Как електронните трудови досиета подобряват бизнеса на производствените компании?