Съобразно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
С документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя. Поради това всички документи, създадени от момента на постъпването на работа на лицето до прекратяване на трудовото му правоотношение, следва да са част от досието и да се съхраняват от работодателя за целия период на съществуване на трудовото правоотношение.
Обикновено началото на трудовото досие се поставя със сключването на трудовия договор. Именно той е основанието за възникването на трудовото правоотношение. В трудовото досие следва да се съхраняват и копия от документите, които са необходими за сключване на трудовия договор. Те са изрично изброени в Наредба № 4 от 1993 г и включват:
Краят на трудовото досие е заповедта за прекратяване на трудовия договор. Трябва да се има предвид, че всички действия свързани с възникването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение трябва да се удостоверяват с документи в писмена форма.
В трудовото досие трябва да се съхраняват следните видове документи:
Длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Това са документи, които не са създадени от работодателя или работника или служителя, но удостоверяват факти, свързани с трудовото правоотношение. Те са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него.
Българското законодателство предоставя право документите от трудово досие на работника или служителя да се създават, обменят и съхраняват в електронен вид. Поради това е възможно да се поддържа електронно трудово досие на работника или служителя.
Системата на еHR предоставя възможност за създаване и управление на електронни трудови досиета и е създадена в съответствие с българското законодателство и всички нормативни изисквания. Ако желаете да научите подробности за всички функционалности и как може да бъде приложима и за вашия бзинес, можете да заявите безплатно демо от тук.
С Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВИССЕДТДРС) се уреждат изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване.
Следва да се вземе под внимание, че видът на документите, посочени в чл. 6, ал. 1 от НВИССЕДТДРС, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, се определят в Правилника за вътрешния трудов ред (чл. 6, ал. 2, т. 1 от НВИССЕДТДРС). Ето защо работодателят има възможност да прецени кои видове документи и каква част от документите от трудовото досие на работника или служителя може да съхранява като електронни. Няма пречка това да са всички документи, които са включени в трудовото досие на лицето.