Трудово досие на работника или служителя

Съобразно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда (КТ) работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. 

Какви документи са включени в досието?

С документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на работника или служителя. Поради това всички документи, създадени от момента на постъпването на работа на лицето до прекратяване на трудовото му правоотношение, следва да са част от досието и да се съхраняват от работодателя за целия период на съществуване на трудовото правоотношение. 

Документи от периода на постъпване на работа:

Обикновено началото на трудовото досие се поставя със сключването на трудовия договор. Именно той е основанието за възникването на трудовото правоотношение. В трудовото досие следва да се съхраняват и копия от документите, които са необходими за сключване на трудовия договор. Те са изрично изброени в Наредба № 4 от 1993 г и включват:

• копия от документите за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива са необходими за работата;

• документ за стаж по специалността, когато заеманата длъжност има изисквания за това;

• документ за медицински преглед, при първоначално постъпване на работа или при прекъсване на работата за повече от 3 месеца;

• свидетелство за съдимост, само когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

• разрешение от Инспекция по труда, ако работникът е под 18-годишна възраст.

Краят на трудовото досие е заповедта за прекратяване на трудовия договор. Трябва да се има предвид, че всички действия свързани с възникването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение трябва да се удостоверяват с документи в писмена форма. 

Документи създавани по време на работа:

В трудовото досие трябва да се съхраняват следните видове документи:

а) Едностранни документи създадени от работодателя

Длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

б) Едностранни документи създадени от работника или служителя

Молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

в) Документи, подписани от двете страни

Трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

г) Документи, издадени от трети лица

Това са документи, които не са създадени от работодателя или работника или служителя, но удостоверяват факти, свързани с трудовото правоотношение. Те са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него.

Видове документи издадени от трети лица:

• Документи, свързани със здравословното състояние на работника или служителя, издадени от компетентни органи (в т.ч. медицински свидетелства, болнични листове, решения за определяне на работоспособността и необходимостта от трудоустрояване);

• Документи, издадени от учебни заведения и организации, удостоверяващи придобита степен на завършено образование и/или обучение или статут на обучаемо лице (в т.ч. дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати);

• Документи, издадени от трети лица, които са от значение за удостоверяване на изпълнени задължения на работодателя (в т.ч. заверени уведомления и справки по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда от Националната агенция за приходите; постановление за обявяване на съществуването на трудово правоотношение по чл. 405а, ал. 1 от Кодекса на труда; запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс);

• Други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

Създаване на електронно трудово досие

Българското законодателство предоставя право документите от трудово досие на работника или служителя да се създават, обменят и съхраняват в електронен вид. Поради това е възможно да се поддържа електронно трудово досие на работника или служителя.

Системата на еHR предоставя възможност за създаване и управление на електронни трудови досиета и е създадена в съответствие с българското законодателство и всички нормативни изисквания. Ако желаете да научите подробности за всички функционалности и как може да бъде приложима и за вашия бзинес, можете да заявите безплатно демо от тук.

С Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВИССЕДТДРС) се уреждат изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване.

Следва да се вземе под внимание, че видът на документите, посочени в чл. 6, ал. 1 от НВИССЕДТДРС, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, се определят в Правилника за вътрешния трудов ред (чл. 6, ал. 2, т. 1 от НВИССЕДТДРС). Ето защо работодателят има възможност да прецени кои видове документи и каква част от документите от трудовото досие на работника или служителя може да съхранява като електронни. Няма пречка това да са всички документи, които са включени в трудовото досие на лицето.