hora i sistema

Външна фирма за управление на човешките ресурси – предимства и недостатъци

Често срещан начин за оптимизация на разходите в бизнеса е така нареченият аутсорсинг – наемане на външна фирма, която да поеме работата по конкретни дейности или звена на бизнеса. Когато процесите в бизнеса са съпроводени от голям обем оперативна работа, за много компании е по-ефективно да използват външна фирма, отколкото да поддържат собствен екип от специалисти за нейното извършване. Управлението на човешките ресурси обикновено е свързано с много оперативна работа и именно то се нарежда сред предпочитаните дейности за аутсорсинг.

Крие ли рискове за бизнеса обаче? В статията ще ви споделим всичко, което трябва да знаете за предимствата и недостатъците от наемането на външна фирма за управление на човешки ресурси.  

Предимства от наемането на външна фирма за управление на човешките ресурси

Често фирмите наемат специализирани агенции за управление на човешките ресурси, които да извършват дейности, свързани с подбора на персонал, трз и счетоводни услуги, оценка на служителите, обучения и други. Какви следва да са предимствата от това:

Оптимизация на разходите

Външните фирми обикновено са специализирани в извършването на конкретни дейности, които същевременно предоставят на много компании. Това им дава правото да боравят с набор от технологични решения, които правят работата им много по-ефективна и също така позволява икономии от мащаба. Точно поради тези причини разходите за процесите, свързани с управление на човешки ресурси са много по-ниски, отколкото, ако фирмата извършва дейностите чрез собствен екип.

Висока експертиз

Аутсорсингът е много добро решение, когато бизнесът ви не разполага със специалисти с високо експертно ниво и познания в конкретната сфера. Вместо да инвестирате време, усилия и средства в наемането на хора с богат опит или пък в скъпи обучения за служители без такъв, много по-ефективно е да използвате услугите на външни фирми. Те разполагат със специалисти с богат опит, точно поради факта, че тяхната дейност е тясно профилирана. 

Повече стратегическо време

Използването на външна фирма за управление на човешките ресурси може да спести ценно време на екипите и най-вече HR мениджърите в компанията. Изнасянето на оперативни процеси например, ще освободи допълнително време, което мениджърите могат да използват за стратегическо планиране и фокус върху служителите. Нещо, което знаем, че се цени и пряко влияе върху изграждането на добра фирмена култура, а тя от своя страна е ключова за успеха и развитието на бизнеса.

Недостатъци при наемането на външна фирма за управление на човешките ресурси

Необходимост от предварителна подготовка

За да бъде успешно аутсорсването на дейности, свързани с управлението на човешките ресурси на фирмата, е необходима добра предварителна подготовка. На първо място трябва да започнете с добро планиране и проучване на фирмите, предлагащи такива дейности. След като сте взели решение кои точно процеси да изнесете, е необходимо да изберете и най-подходящата фирма, която да отговори на нуждите на вашия бизнес. 

Добре е да знаете в конкретика колко ви струва да управлявате тези дейности в рамките на предприятието и съответно да сравните разхода с този за наемане на външна фирма. След като сте направили своя избор, трябва да предоставите цялата необходима информация, за да бъдат процесите по аутсорсване възможно най-ефективни.

Зависимост

След като сте избрали фирма, която да поеме управлението на човешките ресурси и успешно сте приключили процесите по аутсорсване, евентуално прекратяване на отношенията в последствие би било доста трудоемко и времеемко. Ако по някаква причина не сте доволни от работата на външната фирма и решите да търсите нова такава, трябва да предвидите, че е необходимо да преминете през процесите на аутсорсване отново. Не е изключен факта и да се наложи въвеждането на данни и информация в нов софтуер от нулата, в случай че другата фирма използва различни системи.

Ограничен контрол

Когато аутсорснете процеси на специализирана фирма, тя е тази, която поема контрол над управлението и трябва да се доверите на тяхната експертиза. Съществъва риск от това фирмата да не изпълнява задълженията си по възможно най-добрия начин и в случай на грешки на вас ще ви отнема време да ги проследявате, комуникирате и контролирате.

Затруднена комуникация

Поради факта, че използвате външна фирма и служителите ѝ не са част от вашия екип, не е изключено да изпитате затруднения при комуникацията. Обикновено времето за отговор може да е по-дълго, а също така може и да не е ясно кой точно е отговорния човек, в случаи на грешки или необходимост от промени, което забавя процеса допълнително. Необходимо е да бъдете търпеливи и да инвестирате допълнително време в комуникация, за да може да уточните всички детайли, свързани с процесите на вашата фирма.

Какво е алтернативното решение

Използването на външна фирма за управление на човешките ресурси без съмнение носи големи предимства за бизнесите, но както ви споделихме по-горе има и своите недостатъци. Ако искате да спестите ценно време и пари, но същевременно вие да сте тези, които контролират пряко HR процесите във фирма, алтернативно решение би било внедряването на разработен и отговарящ на нуждите на вашата фирма HR софтуер

Използването на подходяща система за управление на процесите на отдел човешки ресурси ви позволява да дигитализирате и автоматизирате голяма част от оперативната работа, което от своя страна пести време и средства. По този начин мениджърите ви ще имат възможност да обърнат внимание на по-съществени процеси и да оптимизират голяма част от работата си и тази на останалите служители в екипа.

Когато внедрите специализиран HR софтуер ще спестите от високите разходи за комуникация с външна фирма. Същевременно ще притежавате пълен контрол над процесите и ще можете да адаптирате функционалностите на системата, спрямо нуждите на вашата фирма. Това ще увеличи ефективността на работа и ще изгради прозрачност сред служителите ви. 
Можете да научите повече за това как eHR – система за дигитализация на процесите по създаване, управление и съхранение на трудови досиета може да бъде полезна на вас и вашия бизнес на посочения линк https://ehr.bg/.