Как RobertShaw спестява 5 работни дни месечно с eHR

 

Решихме да потърсим решение като eHR с цел дигитализиране и оптимизиране на HR процесите в компанията. Въвеждането на eHR ни позволява да намалим административната тежест и работата с хартиени документи. Подобряваме достъпа до информация и контрола върху данните. В дългосрочен план повишаваме и прозрачността и ефективността на HR дейностите.

 

Причините да изберем именно Вашия продукт бяха няколко. На първо място – конкурентната цена спрямо останалите разгледани решения. Важно предимство за нас беше възможността за използване на УЕП вместо КЕП, което улеснява процесите и потребителите.

 

Като голяма производствена компания, основните предизвикателства бяха свързани с първоначалната имплементация на eHR системата. Трябваше да създадем профили за всички служители и да ги адаптираме към новия начин на работа. В началото част от служителите имаха нужда от допълнителна подкрепа при заявяването на отсъствия, което изискваше по-активно съдействие от страна на HR екипа. С течение на времето служителите бързо свикнаха с процесите и започнаха самостоятелно да използват eHR. За това помогнаха интуитивният интерфейс на системата и целенасочената подкрепа.

 

Обратната връзка от потребителите на различни нива в компанията е изцяло положителна. Мениджърите оценяват възможността лесно да одобряват отпуски, както и достъпа до различни справки и преглед на отсъствията на своите екипи. За служителите системата е интуитивна и удобна – те могат бързо да заявяват отпуски и да виждат планираните отсъствия на колегите си. Особено положително е възприета и от новопостъпващите служители. За тях значително се намалява необходимостта от подписване на голям обем хартиени документи и физическо посещение на офиса. Целият документооборот е бърз, ясен и лесен за проследяване, а дигиталният архив предоставя възможност всеки служител по всяко време да има достъп до собствените си документи.

 

Макар да е трудно да се даде напълно точна количествена оценка, можем с увереност да кажем, че спестеното време е значително за всички нива в компанията. За HR отдела това се равнява на приблизително около 5 работни дни месечно, благодарение на автоматизираните процеси и елиминирането на ръчната обработка на документи. За ръководителите на екипи eHR спестява време чрез по-бързо одобрение на отпуски и лесен достъп до справки за отсъствията. Това намалява нуждата от допълнителна комуникация и проверки. Служителите от своя страна пестят време, тъй като могат самостоятелно и бързо да заявяват отсъствия. Те проследяват статусите и имат достъп до документите си, без да посещават HR офиса.

 

Най-щастливи сме от дигитализирането на процеса по управление и обработка на отпуските. Преди това той изискваше изцяло ръчна работа с голям обем хартиени документи. Подреждахме ги по азбучен ред и ги въвеждахме ръчно във форма 76. След това ги подреждахме по дати за издаване на заповеди и ги въвеждахме в електронен регистър на отсъствията. Накрая ги архивирахме по номер на трудов договор в хартиените досиета на служителите. През пиковите месеци август и декември обработваме между 500 и 600 отпуски, а през останалото време – средно 250–300 месечно. В такива периоди този процес беше изключително времеемък и податлив на грешки.

 

Спестеното време от използването на eHR инвестирахме в по-продуктивна работа и оптимизиране на други процеси в отдел „Човешки ресурси“. Това ни позволи да се фокусираме повече върху дейности с добавена стойност, подобряване на вътрешните процеси и по-добро обслужване на служителите и бизнеса.