Как CXG спестява близо една работна седмица месечно с eHR

CXG е компания, специализирана в аутсорсинг на бизнес процеси (BPO). Тя предоставя услуги в областта на обслужването на клиенти, обработката на данни и административното управление.

В разговор с Белла Белева – старши специалист управление на човешките ресурси в CXG, научихме как CXG спестява близо една работна седмица месечно с eHR, преминавайки към дигитален документооборот при 100% дистанционна работа. Белла споделя кои процеси са отнемали най-много време, как се е променила работата на HR отдела и защо днес трудно би се върнала към хартиените досиета.

Каква е Вашата роля в CXG?

Работя в отдел „Човешки ресурси“ и се занимавам с различни HR дейности – подготовка и обработка на документи, управление на трудови досиета, отпуски и административни процеси.

За нас е важно всичко да бъде добре организирано, лесно достъпно и обработвано навреме. Това е особено важно, когато работиш с много документи и трябва да координираш различни хора и задачи.

Защо решихте да потърсите решение като eHR?

Основната причина беше преминаването към 100% дистанционна работа на нашите служители. Колегите ни работят не само от София, но и от други населени места.

Това направи работата с хартиени документи много по-трудна. Трябваше да ги изпращаме с куриери, да изчакваме подписването им и след това да проследяваме връщането им.

Рискът от пропуски, загуба или повреда на физически документ ставаше все по-голям.

Така стигнахме до eHR и решихме да опитаме.

Кои процеси отнемаха най-много време преди eHR?

Най-много време ни отнемаше работата с документите – тяхната подготовка, събиране, подписване и подреждане в трудовите досиета.

Особено трудна беше документацията на работните графици.

Трябваше да намерим съответния служител, да осигурим подписването на документа и да го предадем навреме както на управителя, така и на служителя.

Понякога всичко това трябваше да се случи в същия ден, в който графикът влиза в сила.

Подобна беше ситуацията и с отпуските. Трябваше да следим заявките, одобренията и подписването на документите.

Когато всички работят дистанционно, тези процеси стават още по-сложни. Хартиените документи изискват допълнителна организация и постоянно проследяване.

Как се промени работата Ви след внедряването на eHR?

Най-голямата промяна е в управлението на трудовите досиета и документите за работните графици.

Преди трябваше да подготвяме и съхраняваме много документи на хартия. Следяхме къде се намират, дали са подписани и дали са върнати. Трябваше да ги архивираме и да осигуряваме физическо място за всяко досие.

Сега всичко е събрано на едно място в eHR.

Графиците и промените с анекси вече могат да бъдат планирани много по-лесно. Не се налага да разчитаме на физическото присъствие на колегите, за да организираме документооборота.

Същото важи и за отпуските. Заявяването и одобрението им стават много по-лесно.

Това е голямо удобство за нас, защото работим с екип, който е изцяло в хоум офис.

Кои са най-големите ползи и любимите Ви функционалности?

Най-голямата полза е спестеното време и по-малкото административна работа.

Вече не се налага да търсим документи в папки и да следим толкова много неща ръчно. Информацията е по-лесно достъпна, а процесите определено са по-бързи.

За мен най-полезната функционалност е електронното трудово досие. Всички документи са събрани на едно място и можем лесно да намерим необходимата информация.

Удобството при заявяването и одобряването на отпуските също е голям плюс.

Много важни за нас са и справките в eHR. Използваме ги, за да проверяваме информацията спрямо счетоводния софтуер при изготвянето на заплатите.

Тази функционалност е изключително полезна за ежедневната ни работа.

Какво бихте посъветвали компаниите, които обмислят eHR?

Спестява време, намалява бумащината и помага всичко да бъде по-добре организирано.

Разбира се, в началото е необходимо време за свикване със системата. Трябва да дигитализираш голяма част от съществуващите документи, за да бъде пълно едно електронно трудово досие.

Но след като преминеш през този процес и започнеш да работиш по новия начин, трудно си представяш да се върнеш към стария.

Прочетете още:

Как Live Interactive Software ускори назначаването 10 пъти с eHR

От 5 дни до 10 минути: как eHR трансформира HR процесите в EasyCredit