Как Live Interactive Software ускори назначаването 10 пъти с eHR

Преди дигитализацията създаването на документ е само първата стъпка. След това той трябва да стигне до съответните хора, да бъде подписан и върнат за последваща обработка и съхранение.

С eHR голяма част от този процес се случва дигитално. Системата позволява създаване, изпращане, подписване и съхранение на документи в електронен формат.

Както обобщават Мирела и Роберта, това спестява време както при създаването на документите, така и от необходимостта да се обикаля между бюрата на колегите за събиране на подписи на хартия.

Какви резултати постигнахте?

Най-ясно ефектът от дигитализацията се вижда в конкретните резултати.

Live Interactive Software отчита:

• между 15 и 20 спестени часа месечно при администрирането на документи;
• около 10 часа спестено време при администрацията на отпуски;
• по-голяма прозрачност при заявяването и одобряването на отпуски;
• 10 пъти по-бърз процес по назначаване на служители.

Особено показателен е процесът по назначаване.

Преди подготовката на документите е отнемала поне един час, а след това са били необходими поне още 60 минути, за да може новият служител да дойде в офиса и да подпише документите на място.

Днес целият процес – от създаването на профила и въвеждането на необходимата информация до генерирането на документите – отнема максимум 20 минути.

Така процес, който преди е изисквал поне два часа и физическо присъствие в офиса, вече може да бъде организиран значително по-бързо и дигитално.

Как приеха промяната служителите?

Дигитализацията има смисъл не само когато спестява време на HR екипа, но и когато хората действително намират новия процес за удобен.

Обратната връзка от служителите на Live Interactive Software е положителна. 

„Системата е много удобна.“

Положителна е и оценката на преките ръководители – 4 от 5.

В началото част от тях срещат известни затруднения при ориентирането между различните профили и роли в системата – например модератор и служител. След първоначалния период на адаптация обаче оценката за работата с eHR остава висока.

Какъв е ефектът за мениджмънта?

За висшия мениджмънт една от полезните възможности е достъпът до различни видове справки.

Когато е необходима допълнителна информация по конкретна тема, възможността тя да бъде генерирана чрез системата улеснява работата и осигурява по-добра видимост върху HR процесите.

Това допълва ефекта от дигитализацията: по-малко време за оперативна администрация за HR екипа и по-лесен достъп до необходимата информация за хората, които вземат решения.

Какво промени eHR за Live Interactive Software?

За технологична компания като Live Interactive Software дигитализацията на HR процесите е логична стъпка към по-бърза и ефективна вътрешна администрация.

С внедряването на eHR компанията успява да:

• ускори процеса по назначаване 10 пъти;
• спестява между 15 и 20 часа административно време месечно;
• намали с около 10 часа времето за администрация на отпуските;
• създаде по-прозрачен процес за заявяване и одобряване на отсъствия;
• автоматизира генерирането на HR документи;
• премести подписването на документи от хартия в дигитална среда;
• улесни достъпа на мениджмънта до необходимите справки.

Резултатът не е просто по-малко работа с документи. HR екипът получава повече време за дейности, в които човешката експертиза има по-голяма стойност, а служителите и ръководителите работят с по-бързи и прозрачни процеси.