Трудов договор през Интернет? Не го правете преди да прочетете това

Макар глобалната пандемия да се усеща вече като минало, не можем да отречем, че Covid-19 промени начина, по който администрираме голяма част от процесите в компаниите. Показателно за това беше рязката нужда, за изключително кратък период от време, много фирми да преминат в дистанционен режим на работа и да адаптират процесите си спрямо наложилите се промени.

Трябва да отбележим и тенденцията, която се наложи в следствие на пандемията, голям процент от служителите да предпочитат дистанционния начин на работа. Това от своя страна създава нови предизвикателства пред HR специалистите да оптимизират и дигитализират процесите в отдела си. Добър пример за това е сключването на трудов договор.

В статията ще ви споделим какви са стъпките за дигитализация на този процес и как да отмените нуждата от физическото присъствие на двете страни, спазвайки съществуващите законови рамки.

Дистанционно сключване на трудов договор

Трудовият договор е основанието за възникването на отношенията между работника и работодателя. В него се определят основните параметри във връзка с работата – какво ще се работи (длъжност и характер на работата), колко ще се работи (работното време), какво ще се получи срещу работата (трудовото възнаграждение) и т.н. Именно поради това законодателството изисква трудовият договор да се сключва преди постъпване на работа и да е в писмена форма.

Изискването трудовият договор да е в писмена форма не означава обаче, че не може той да се сключи в електронен формат. Напротив сключването на трудов договор през интернет може да спести време и средства, както на работника, така и на работодателя.

Законови изисквания за сключване на ТД през интернет

Законодателството позволява работникът и работодателят да създават, подписват, изпращат/получават и съхраняват документи във връзка с отношенията между тях в електронен формат. Трудовият договор е един от документите, който е част от трудовото досие и е възможно той да се сключи дори и неприсъствено, стига да са спазени изискванията на законодателството. Ето кои са те:

1. Използване на онлайн система

Работодателят трябва да изгради или да използва система за създаване и съхранение на електронни документи, която отговаря на изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВИССЕДТДРС).

Тази система гарантира законосъобразната обмяна на документи между работодателя и работника, което е важно за избягване на евентуални бъдещи спорове.

2. Постигнато взаимно съгласие

Трябва да има постигнато съгласие между работодателя и служителя, документите, които са част от трудовото досие да се съхраняват в електронен вид. Това съгласие може да е под формата на отделен документ или да е част от трудовия договор.

3. Набор от документи

Работникът или служителят трябва да представи на работодателя:

• личните си данни за идентификация;
• копие от дипломи и други документи, доказващи образованието и квалификацията;
• копие от медицинско удостоверение, в случай че лицето не е работило преди това или е било безработно 3 и повече месеца;
• копие от документите за придобит стаж по специалността.

4. Изготвяне на трудов договор

Работодателят трябва да изготви самият трудов договор, в който да се съдържат всички реквизити, определени в Кодекса на труда.

5. Полагане на електронен подпис

За да се сключи трудовият договор през интернет, той трябва да се подпише в електронен формат от работодателя и работника, като след полагането на втория подпис, договорът се счита за сключен. Също така данните за самото сключване, трудовият договор и всички съпътстващи документи трябва да бъдат съхранявани в електронен формат в системата за електронни документи.

6. Уведомление до НАП

В 3-дневен срок след сключването на трудовия договор, работодателят трябва да изпрати уведомление до Националната агенция за приходите (НАП).

7. Копие до служителя или работника

След като договорът е сключен, на служителя или работника трябва да се връчи копие от уведомлението за регистрация на трудовия договор в НАП. Връчването може да бъде осъществено и по електронен път, чрез изградената онлайн система за електронни документи и трудови досиета.

8. Удостоверяване на постъпването

Финалната стъпка за сключване на трудов договор през интернет е удостоверяване на постъпването на работа. Съгласно чл. 63, ал. 4 от Кодекса на труда (КТ) изпълнението на задълженията по трудовия договор започва с постъпването на работника или служителя на работа, което се удостоверява писмено.