digitalen dogovor

Трудов договор през Интернет? Не го правете преди да прочетете това

Глобалната пандемия от Covid-19 до голяма степен постави под въпрос начина, по който досега се администрираха голяма част от процесите в компаниите. Изключение не правят и процесите в отделите по Човешки ресурси. Показателно за това беше рязката нужда, за изключително кратък период от време, много компании да преминат в дистанционен режим на работа и да нагодят администрирането на вътрешните процеси спрямо тези събития. Трябва да се отбележат и последствията и трендовете, които се налагат в следствие от Covid-19 пандемията, а именно, че голям процент от служителите предпочитат да продължат да работят в дистанционен режим на работа, което създава нови предизвикателства пред HR специалистите за оптимизация и редизайн на съществуващите процеси преди събитията от изминалата година.

Добър пример за това е сключването на трудов договор и какви са стъпките за дигитализация на този процес, което да отмени нуждата от физическото присъствие на двете страни, но в същото време това да бъде съобразено със съществуващите законови рамки.

Трудовият договор е основанието за възникването на отношенията между работника и работодателя. В него се определят основните параметри във връзка с работата – какво ще се работи (длъжност и характер на работата), колко ще се работи (работното време), какво ще се получи срещу работата (трудовото възнаграждение) и т.н. Именно поради това законодателството изисква трудовият договор да се сключва преди постъпване на работа и да е в писмена форма.

Изискването трудовият договор да е в писмена форма не означава обаче, че не може той да се сключи в електронен формат. Напротив сключването на трудов договор през интернет може да спести време и средства, както на работника, така и на работодателя.

Законодателството позволява работникът и работодателят да създават, подписват, изпращат/получават и съхраняват документи във връзка с отношенията между тях в електронен формат. Трудовият договор е един от документите, който е част от трудовото досие и е възможно той да се сключи дори и неприсъствено, стига да са спазени изискванията на законодателството.

Какво трябва да се направи, за да се сключи трудов договор през интернет:

1. Работодателят трябва да изгради или да използва система за създаване и съхранение на електронни документи, която отговаря на изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Тази система гарантира законосъобразната обмяна на документи между работодателя и работника, което е важно за избягване на евентуални бъдещи спорове.

2. Трябва да има постигнато съгласие между работника или служителя и работодателя документите, които са част от трудовото досие да се съхраняват в електронен вид. Това съгласие може да е под формата на отделен документ или да е част от трудовия договор.

3. Работникът трябва да представи на работодателя:

– личните си данни за идентификация;

– копие от дипломи и други документи, доказващи образованието и квалификацията;

– копие от медицинско удостоверение, в случай че лицето не е работило преди това или е било безработно 3 и повече месеца;

– копие от документите за придобит стаж по специалността.

4. Да се изготви самият трудов договор, в който да съдържат всички реквизити, определени в Кодекса на труда.

5. Да се сключи трудовият договор и данните за това да се съхраняват в системата за електронни трудови досието. Трудовият договор трябва да се подпише в електронен формат от работодателя и работника, като след полагането на втория подпис той се счита за сключен.

6. До три дни след сключването, за трудовия договор следва да се изпрати уведомление до Националната агенция за приходите (НАП).

7. Да се връчи на работника копие от уведомлението за регистрация на трудовия договор в НАП. Възможно е да стане чрез изградената система за електронни трудови досиета.

8.  Да се състави документ, в който да работника да положи подпис и да удостовери постъпването си на работа.