Платен отпуск за работещите от разстояние
Как законосъобразно да се ползва платен годишен отпуск, когато служителят работи от разстояние?
Година и половина след избухването на COVID-19 много фирми успяха да се адаптират към промените и да приложат ефективни решения, които да направят работата от разстояние възможна за целите на бизнеса. Предизвикателство обаче остават дейностите, свързани с документацията на предприятието и особено споделянето и подписването на документи.
Често срещан казус е подаването на искане за ползване на отпуск от служител и съответната заповед, с която получава разрешение от работодателя. Когато лицата не са в офиса и нямат възможност да разменят документи физически, изниква въпроса – как законосъобразно да се ползва платен годишен отпуск, когато служителят работи от разстояние?
Как се подава искане за отпуск при дистанционна работа?
Искането и съответно разрешението за ползване на платен годишен отпуск се осъществяват чрез документи, които се съхраняват в трудовото досие на работника или служителя. Служителят и работодателят са заинтересовани да има доказателство за ползването на платения годишен отпуск.
Подаване на искане от служителя
За служителя получаването на заповед за ползване на платен годишен отпуск гарантира, че за периода, в който е получен, работодателят не може да търси отговорност за неизпълнени служебни задължения.
Без да има заповед за ползване на платен годишен отпуск, служителят не може да докаже, че такъв му е разрешен, а при некоректно поведение от работодателя, това може да доведе до дисциплинарни наказания и други неблагоприятни последици.
Удостоверяване на ползването от работодателя
За работодателя е много важно да разполага с надлежни документи, с които да удостовери ползването на платен годишен отпуск. Липсата им например, може да доведе до налагане на административни санкции от контролните органи, пряко касаещи начина на съхранение на документите в трудовото досие на работника или служителя или по други причини.
Възможни последици от липсата на документи:
- При недобросъвестно отношение от страна на служителя е възможно работодателят да е принуден да изплати обезщетение за неизползван платен годишен отпуск, въпреки че лицето реално е ползвало такъв. Така, например, при евентуална проверка от контролните органи или съдебен спор, работодателят следва да докаже с документи, че лицето е ползвало платения си годишен отпуск или че му е изплатено обезщетение за неизползван такъв.
- Още по-големи вреди може да претърпи работодателят при евентуална злополука със служител, ако не може да докаже, че тя не е настъпила по време или във връзка с работата. Именно в такъв случай инцидентът може да бъде признат за трудова злополука.
3 начина за подаване на искане за ползване на отпуск
Всичко изброено по-горе показва необходимостта от документално оформяне на ползването на платен годишен отпуск в съответствие с изискванията на законодателството. В практиката се използват 3 основни начина за оформление на ползването на платен годишен отпуск, когато служителя работи от разстояние.
Искане в хартиен формат
Първият начин, по който работникът или служителят може да оформи искането си за ползване на платен годишен отпуск, е като изпраща документа по пощата или чрез куриер. На база на искането, работодателят издава заповед и съответно я изпраща до служителя по същия начин. Този вариант е както сравнително скъп (с оглед на цената на куриерските услуги), така и доста бавен (с оглед на необходимото време за доставяне на отделните пратки). Въпреки тези съществени неудобства този вариант на действие не е в противоречие със законодателството и защитава интересите на служителя и на работника.
Искане чрез комуникация по електронна поща
Вторият начин, по който може да се оформи искане, е чрез водене на комуникация по обикновена електронна поща. При него всички документи се изпращат по електронен път, като работодателят в някои случаи разпечатва и съхранява на хартия документите.
Искане чрез използване на специализиран софтуер
Трети начин за оформяне на искане в чрез специализиран онлайн софтуер за планиране и ползване на отпуск. Тези системи обикновено са удобни за някои работодатели, но при тях не се съставят документи, удостоверяващи искането и разрешението за ползване на платен годишен отпуск, а цялата информация се съхранява единствено в електронен формат в съответната система.
При горните два варианта на действие (ползване на електронна поща или система за отпуски), страните в трудовото правоотношение могат да имат съществени затруднения за доказване на извършените действия. Това може да доведе до всички неблагоприятни последици, изброени по-горе, тъй като съществува вариант нито служителят, нито работодателят да могат безспорно да докажат наличието на писмени документи, връчени по надлежен ред.
Следва да се обърне внимание, че тези начини на действие не отговарят на нормативните изисквания, тъй като в Кодекса на труда изрично се изискват писмени документи, удостоверяващи искането и ползването на отпуск. Удостоверяването на връчването на тези документи е съществено, за да се гарантират всички права на страните по трудовото правоотношение.
Има ли удобно и законосъобразно решение?
Законосъобразен, бърз и удобен начин за ползване на отпуски от работещите от разстояние е използването на информационна система за създаването и съхраняването на документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.
Важно е такава информационна система да отговаря на изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. При използването ѝ нито за работника или служителя, нито за работодателя има рискове и проблеми при доказването на ползването на платен годишен отпуск.
Точно за целите, екипът на eHR разработи модул „Отпуски“, чрез който работодатели и служители могат лесно и удобно да подават искания за ползване на отпуск и получават одобрение за такъв, изцяло онлайн.
В eHR електронните документи имат правната сила на хартиените документи. Доказването на връчването е безпроблемно и безспорно, с оглед нормативните изисквания към системата за интегрираната в нея препоръчана електронна поща и удостоверяване на правните действия с квалифициран електронен времеви печат.
Ако желаете да научите повече за конкретния модул или останалите налични функционалности, можете да се свържете с наш представител и да заявите безплатна демо среща.
Още полезни статии:
Абониране за бюлетин
Полезна информация, свързана с дигитализацията на HR процесите и съвети за управление на човешките ресурси.
