Кодексът на труда регламентира изискването работодателят да води трудово досие на всеки работник или служител. Спазването на това изискване е важно, за да се гарантират интересите на работодателя. Правилното и законосъобразното водене на трудовото досие минимизира риска от санкции при проверки, а също така предоставя и доказателства за изпълнение на задълженията, които работодателите имат към работниците и служителите си.
Следва да се има предвид, че работодателят носи отговорност за организацията на работата в предприятието, в т.ч. за осигуряване на условията на труд на работниците и служителите според предвиденото в сключените в трудовите договори, поради което наличието на писмени документи, доказващи изпълнението на всички изисквания на законодателството, е от изключително значение за всеки един работодател.
Правилното съхраняване на всички документите, свързани с трудовите отношения за много работодателите е предизвикателство.
На първо място за тях е проблем събирането и подреждането на документите, което отнема време и човешки ресурси. Така например за всеки един документ се изисква значително време за:
Изготвянето му и предаването му за подпис от ръководството (което в по-големите предприятия включва и отделен процес по съгласуване);
Връчването му на работника или служителя (което е съществено предизвикателство, когато работникът или служителят работи от разстояние или в друг град, различен от този, в който са човешките ресурси на работодателя);
Подреждането на всеки екземпляр от документа в досието на лицето, като следва да се проследи дали този екземпляр е преминал процеса на съгласуване и връчване;
Последващото проследяване за премахване на документа в определен срок след напускането на лицето.
Разходи за създаване, връчване и съхранение на трудови досиета на хартия, които често включват:
Дори в една средна по големина фирма, в която работят около 50 – 60 служители, обработката и съхранението на трудовите документи е сериозно предизвикателство, което се осъзнава с течение на годините, когато архивът на трудовите досиета става значителен по обем и коства все повече ресурси. Този процес се усложнява още повече, когато има текучество на персонала, защото за всяка едно лице трябва да се съхранява трудово досие, като част от документите от досието се съхраняват за срок от 50 години.
С помощта на технологични и иновативни решения, всички процеси, свързани със създаването, обработката и съхранението на трудови досиета, могат да бъдат оптимизирани. Това би имало следните ползи за работодателите:
Система, чрез която можете да приложите такъв тип оптимизация е eHR – онлайн софтуер за управление на електронни трудови досиета. Чрез нея всички документи от бъдещи и настоящи хартиени трудови досиета могат да бъдат цифровизирани и съхранявани онлайн с високо ниво на сигурност.
Още полезни статии:
Трудово досие на работника или служителя