Какво трябва да знаете за съхранението и обработката на трудови досиета

Кодексът на труда регламентира изискването работодателят да води трудово досие на всеки работник или служител. Спазването на това изискване е важно, за да се гарантират интересите на работодателя. Правилното и законосъобразното водене на трудовото досие минимизира риска от санкции при проверки, а също така предоставя и доказателства за изпълнение на задълженията, които работодателите имат към работниците и служителите си. 

Следва да се има предвид, че работодателят носи отговорност за организацията на работата в предприятието, в т.ч. за осигуряване на условията на труд на работниците и служителите според предвиденото в сключените в трудовите договори, поради което наличието на писмени документи, доказващи изпълнението на всички изисквания на законодателството, е от изключително значение за всеки един работодател. 

I. Ползи от правилното водене на трудово-правни документи

  1. Спестява време при търсене и съхранение на документите (подреждането на всеки един документ, който е създаден за всеки един работник или служител);
  1. Улеснява процеса по управление и планиране на дейностите  в предприятието (например може да се знае във всеки един момент колко дни неизползван отпуск имат работниците до края на годината, за да се планира правилно работата, а също така може да е ясно кои са работниците и/или служителите, които ползват продължителни отпуски и кога ще се завърнат на работа и др.);
  1. Спестява време при подготовка на документите, когато такива са необходими при извършване на проверки от контролните органи;
  1. Осигурява годни доказателства при евентуални съдебни спорове между работодателя и негови работници и служители;
  1. Спестява ресурси и време при предоставяне на документи, които е задължително да се предоставят на работника или служителя при напускането му.

II. Предизвикателства при съхранение на трудово-правни документи

Правилното съхраняване на всички документите, свързани с трудовите отношения за много работодателите е предизвикателство. 

1. Събиране и подреждане на документи

На първо място за тях е проблем събирането и подреждането на документите, което отнема време и човешки ресурси. Така например за всеки един документ се изисква значително време за: 

Изготвянето му и предаването му за подпис от ръководството (което в по-големите предприятия включва и отделен процес по съгласуване);

Връчването му на работника или служителя (което е съществено предизвикателство, когато работникът или служителят работи от разстояние или в друг град, различен от този, в който са човешките ресурси на работодателя);

Подреждането на всеки екземпляр от документа в досието на лицето, като следва да се проследи дали този екземпляр е преминал процеса на съгласуване и връчване;

Последващото проследяване за премахване на документа в определен срок след напускането на лицето. 

2. Допълнителни разходи

Разходи за създаване, връчване и съхранение на трудови досиета на хартия, които често включват:

  • Офис консумативи, принтери, тонери, хартия, папки, химикалки и т.н, необходими за изготвянето и класифицирането на документите; 
  • Време и труд на служителите, извършващи класифициране и подреждане на документите в трудовите досиета;
  • Куриерски услуги, когато работниците и служителите не работят на мястото, на което са човешките ресурси на работодателя; 
  • Осигуряване на помещения, които се използват единствено с цел съхранение на трудови досиета;
  • Подходящи мебели със заключващи се шкафове и чекмеджета, поради съхранението на лични данни в трудовите досиета; 
  • Подходяща среда за съхранение на хартиени документи – противопожарни системи, охрана и т.н.  
  1. Брой и текучество на персонала

3. Брой и текучество на персонала

Дори в една средна по големина фирма, в която работят около 50 – 60 служители, обработката и съхранението на трудовите документи е сериозно предизвикателство, което се осъзнава с течение на годините, когато архивът на трудовите досиета става значителен по обем и коства все повече ресурси. Този процес се усложнява още повече, когато има текучество на персонала, защото за всяка едно лице трябва да се съхранява трудово досие, като част от документите от досието се съхраняват за срок от 50 години.

III. Решения за съхранение и обработка на трудовите досиета

С помощта на технологични и иновативни решения, всички процеси, свързани със създаването, обработката и съхранението на трудови досиета, могат да бъдат оптимизирани. Това би имало следните ползи за работодателите:

  • Намаляване на времето необходимо за обработка на всички трудови досиета;
  • Намаляване на преките разходи за създаване, връчване и съхранение на трудовите документи;
  • Осигуряване на правна сигурност при връчване на документите;
  • По-бързо и лесно събиране и окомплектоването на нужните доказателства при извършване на проверки от страна на Инспекцията по труда или при съдебни производства с работници и служители, с цел спазване на трудовото законодателство; 
  • Гарантирана сигурност на съхраняваните документи, което премахва вероятността от санкции от контролните органи или неблагоприятно решение на съда по трудови спорове, поради липсващи документи и доказателства за връчването им.

Система, чрез която можете да приложите такъв тип оптимизация е eHRонлайн софтуер за управление на електронни трудови досиета. Чрез нея всички документи от бъдещи и настоящи хартиени трудови досиета могат да бъдат цифровизирани и съхранявани онлайн с високо ниво на сигурност.