Готови ли сте за единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ)?

Срокът за преминаването напълно към т.нар. „електронна трудова книжка“ наближава – 01.06.2026г. е официалната дата, въведена от законодателя. Въпреки че промените в Кодекса на труда са още от 2023г., възможно е някои работодатели да не са напълно подготвени за промяната. В случай че не сте сигурни дали не изпускате нещо, в настоящия текст ще разгледаме какво трябва да направите.

Законодателна рамка

Още на 01.06.2025г. законът влезе в сила, но бе определено за първата година до 01.06.2026г. продължителността на трудовия стаж, предхождаща промените, да се записва с цифри и думи от работодателя. Тоест, запази се и оформлението на хартиен носител. Това задължение вече отпада напълно, така че след 01.06.2026г. не е необходимо да водите хартиени записи. Целта на този преходен период е работодателите да приведат системите и процесите в съответствие с новите изисквания. За целта е необходимо също да обучат персонала. Това е и крайният срок за прехвърляне на исторически данни за заварени правоотношения.

Хартиената трудова книжка остава в историята, а всеки работодател преди определената дата следва да обработи трудовите книжки на всички свои служители и да им ги предаде обратно. Последното вписване в хартиените трудови книжки следва да включва трудовия стаж, положен от служителя при последния работодател преди 1 юни 2025г. Необходимо е също така книжката да бъде подписна от главния счетоводител и от работодателя и да се подпечата с печат, когато такъв е наличен.

Как да се подготвите за единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ)?

От правна гледна точка следва да:

• Актуализирате вътрешните правила във фирмата като изрично включите информация за ЕЕТЗ
• Да информирате работниците и служителите за обработването на данните им в ЕЕТЗ
• При необходимост да актуализирате Регистъра по дейностите по обработване на лични данни и да обновите договорите с външни доставчици

По закон лицата, които могат да вписват, коригират и заличават данни в единния електронен запис са изброени изчерпателно. Това са работодател или упълномощено от него лице, орган по назначаването или определено от него длъжностно лице, както и длъжностно лице по Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“. Записите следва да са във формат, утвърден със заповед на изпълнителния директор на Националната агенция. Те се подават по електронен път чрез електронен подпис или персонален идентификационен код, издаден от НАП.

Организация за ЕЕТЗ

От организационна гледна точка:

• Определете отговорно лице или лица, които да подават данните в ЕЕТЗ
• Разработете вътрешна процедура за спазване на законите срокове от 3, 7 и 10 работни дни
• Обучете отдел „Човешки ресурси“ и „Счетоводство“ спрямо новите изисквания

На страницата на Националната агенция по приходите можете да намерите Ръководство на потребителя за ползване на „Електронни трудови записи“, а освен това и ръководство за инсталация.

Въпреки това е предвидена и възможност да се подават и в териториалната дирекция на НАП, но на електронен носител с придружително писмо.

Срокове

Задължително електронен трудов запис се подава в тридневен срок от сключване на трудов договор или възникване на служебно правоотношение; при изменение на трудово правоотношение или на служебното правоотношение относно определени обстоятелства, изрично посочени в закона.

Удължен 7-дневен срок е въведен за подаване на електронен трудов запис при прекратяване на трудово или служебно отношение, изплащане на обезщетение при прекратяване на трудово правоотношение, както и при влизане в сила на съдебно решение, с което:

• се установява продължителността на трудовия или служебния стаж;
• Е признато незаконно уволнение
• Е поправено основанието за прекратяване на трудовото или служебното правоотношение.

За други обстоятелства като вписване на промяна на ЕИК или вписване в търговския регистър, срокът е 10-дневен. Всички хипотези могат да бъдат намери в Наредбата за вписване в Регистъра по заетостта.

Преди 01.06.2026г. следва да сте сверили данните в хартиените трудови книжки с наличните електронни данни в системата на НАП. И да сте коригирали несъответствията. Както и да сте прехвърлили всички необходими исторически данни и да сте прегледали всички действащи трудови правоотношения.

Прочетете още:

Електронна трудова книжка/електронен трудов запис

От хартиена към електронна трудова книжка – ползите за бизнеса