От хартиена към електронна трудова книжка – ползите за бизнеса

На 26 септември 2023 г., Народното събрание прие промени на Кодекса на труда, с които окончателно бе сложено началото на прехода от хартиена трудова книжка към електронна – или още наричана единен електронен трудов запис.

Това далеч не е първата стъпка към подобен тип дигитализация на трудовоправни процеси и документи между служител и работодател. Както добре помним през 2018-та година бе приета наредбата за вида и изискванията за създаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. 

Днес немалко фирми, които прилагат иновативни решения се възползват от наличието на дигитално трудово досие, с помощта на което оптимизират голяма част от процесите си.

Кога влиза в сила реформата за електронна трудова книжка?

От 1 юни 2026 г. хартиената трудова книжка остава в историята, а цялата информация за трудовия стаж на всеки човек ще се съхранява в специален регистър на Националната агенция за приходите (НАП). На 26.09.2023 измененията в Кодекса на труда бяха окончателно приети от Народното събрание.

Всеки работодател ще има задължението в срок до 1 юни 2026 г. да оформи трудовата книжка на всички свои служители и да им я предаде обратно. С това последно вписване в нея, с цифри и думи трябва да се запише продължителността на трудовия стаж, положен от всеки работник или служител при последния работодател към 1 юни 2025 г. След което книжката трябва да бъде подписана от главния счетоводител и от работодателя и да се подпечата с печат, когато такъв е наличен.

Защо дигитализацията е неизбежна?

Единствено и само в България трудовата книжка продължава да съществува на хартия. Тези, които в съвременния дигитален свят избират да използват неефективни методи на работа, рано или късно усещат нуждата от промяна. Понякога е трудно да се убедим, че такава промяна носи само ползи, но макар и с различни нагласи, фактите са налице – трудовоправните отношения малко по малко се дигитализират.

От електронното трудово досие, на което вече сме свидетели и ползватели вече повече от 5 години, през електронна трудова книжка, и така до още много бъдещи реформи и проекти, които ще бъдат налице в близкото бъдеще.

Ето какво казва и Божидар Божанов – бивш Министър на електронното управление и парламентарен член:

Дигитализацията на трудовоправни процеси е от изключително значение за всички – работодатели, служители и институции. Бизнесите, които съумяват да използват това предимство, успяват да оптимизират голяма част от процесите си и да влагат време и ресурси там, където наистина са необходими и имат най-голяма полза.

Един скорошен пример от разговор, проведен с Viva Credit – клиенти, ползващи системата за електронни трудови досиета на eHR, показва, че “създаването, подписването и изпращането на документи по електронен път е между 5 до 20 пъти по-бързо, спрямо същия процес на хартия.” 

Всяко едно дигитално решение носи ползи и може да оптимизира работните процеси многократно. Оттук изниква въпросът не “Дали трябва да използвам дигитални решения за моя бизнес”, а “Кога да започна”? Колкото повече отлагате във времето, толкова по-дълго ще се адаптирате към промените, което от своя страна ще ви коства ценно време и ресурси. 

Докато чакате 2026-та, за да се възползвате от тази иновация – електронна трудова книжка, може да направите първа крачка към дигитализацията и да замените всички хартиени досиета на вашите служители с електронни!

Какви са ползите за бизнесa от електронна трудова книжка?

Ползите от замяната на хартиената трудова книжка с единния електронен трудов запис включват:

• минимизиране на нежеланите последствия при загуба или унищожаване на трудовата книжка;
• минимизиране на шансовете за липса на печати и подписи;
• намаляване на административната тежест за работодателите – отпада необходимостта от връчване на уведомление за сключения ТД съгласно чл. 62, ал. 5 от КТ, както и издаването на удостоверение за осигурителен доход (УП2) и заявление за осигурителен стаж (УП3);
• повишаване нивото на контрол по спазване на трудовото законодателство;
• намаляване на дела на трудовоосигурителни измами и други.

Друго важно предимство е, че електронният трудов запис ще бъде част от новия регистър на заетостта и ще се поддържа от Националната агенция по приходите (НАП). 

Всяко лице  ще  може да прави справка за данните в собствения си единен трудов запис. В случай че лицето няма навършени 18 години, неговите родители, настойници и попечители ще имат това право до навършване на 18 години на детето. Работодателите от своя страна ще могат да получават информация за наетите от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели.

Заключение

Хартиената трудова книжка ще остане в историята. Въпреки скептицизма на редица институции и макар и с бавни темпове, успяваме да създадем положителна нагласа и успешно вървим по пътя на промяната. Дигитализация в областта на трудовоправните отношения е факт и сме сигурни, че бизнесите все повече и повече ще усещат ползите от иновациите. Въпрос на време е да направите правилния избор за вашия бизнес и да се възползвате от предимствата на модерния свят.

Още полезни статии:

Трудово досие на работника или служителя

Срок на съхранение на документите в трудовото досие

Какво трябва да знаете за съхранението и обработката на трудови досиета

Последвайте eHR в социалните медии

• LinkedIn
• Facebook