Електронна трудова книжка/електронен трудов запис

Така нареченият електронен трудов запис (повече познат като „електронна трудова книжка“) е едно голямо улеснение за работодателите. Според промените в Кодекса на труда от края на 2023г., от 1 юни 2026 г. тя остава и единственият възможен вариант. Промяната е в унисон със световните тенденции за все повече дигитализация на трудовоправни процеси. Тя представлява важна стъпка за всички заинтересовани страни – работодатели, служители и институции. 

Новият Регистър на заетостта ще се поддържа от Националната агенция по приходите (НАП) и чрез него всяко лице ще може да прави справка за данните в собствения си електронен трудов запис. Записите на всички служители ще фигурират в новосъздадения регистър. Такъв достъп имат и родители, настойници и попечители по отношение на лица, ненавършили 18 години. Тези промени обаче са най- вече ценни за бизнеса, тъй като при правилно проведена дигитализация могат да се пренасочат ценни ресурси, където наистина са необходими. 

Какво представлява електронна трудова книжка/електронен трудов запис?

Електронната трудова книжка е електронен документ. В същността си това е електронен трудов запис, който съдържа определени от закона реквизити, а именно: 

• Имена и идентификатор на служителя
• Дата, основания, срок на трудовия договор и допълнителни споразумения межди страните
• Размер на основното трудово възнаграждение 
• Кодовете на заеманата длъжност, основната икономическа дейност и населеното място
• И др. 

Самата трудова книжка по закон е официален удостоверителен документ и се ползва с доказателствено значение по отношение на всички факти, отразени в нея. Именно поради това, вписвания в нея могат да се правят само въз основа на оригинални документи или на заверени преписи. 

Важно за работодателите е, че ще имат достъп до информация, въведена от предходни работодатели, за наети от тях служители. Достъпът до информация за размера на предишните трудови възнаграждения, както и за получени обезщетения обаче е ограничен. Изключение са обезщетенията по чл. 222, ал.2 и 3 КТ. Това са именно – обезщетения при прекратяване на трудово правоотношение поради болест и такова при прекратяване на правоотношение поради придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст. 

Какво е важно да знаем за новия закон? 

Да, от 1 юни 2025г. законът влиза в сила и хартиената работна книжка отива в историята. Има обаче някои изключения. 

За периода на първата една година – от 1 юни 2025г. до 1 юни 2026г. работодателите следва с цифри и думи да записват продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025г. Тоест, трудовите книжки все още ще се оформят на хартиен носител. Този запис трябва да се подпише не само от работодателя, но и от главния счетоводител.

Другата особеност е, че трудова книжка, изгубена или унищожена след влизане на промените в сила, се заменя от съответната дирекция „Инспекция по труда“, а трудовият стаж, придобит преди 1 юни 2025г. се вписва на база писмено заявление-декларация, придружено с необходимите оригинални документи, съдържащи необходимите данни.

За всички трудови правоотношение възникнали след 1 юни 2025г. обаче информация е необходимо да се подава към Регистъра на заетостта. 

Какви са предимствата на електронната трудова книжка? 

• Облекчена административна тежест за работодателите
• Облекчения за служителите
  – Практически невъзможно да бъде загубена и да се налага възстановяването ѝ по тромава административна процедура
  – Отпада необходимостта от ръчни подписи и печати 
• Намаляване на трудово-осигурителните измами 

Във всеки случай промените са неизбежни и настъпват съвсем скоро. Така че е най-добре да ги посрещнете подготвени. Свържете се с нас, за да ви разкажем как най-лесно можете да въведете промените спрямо вашия бизнес. 

Прочетете повече:

От хартиена към електронна трудова книжка – ползите за бизнеса

Здравословни и безопасни условия на труд