2 zheni v ofis govoryat

7 Въпроса, които да зададете на изходящо интервю

Възможностите за кариерен растеж и професионално развитие се увеличават все повече, сега особено след като много международни компании преминаха към дистанционен начин на работа. Границите се смаляват и всеки разполага с много по-голям избор, без да е ограничен от локацията си. Тази и разбира се ред други причини карат служителите да сменят работните си места, което със сигурност не е желано от успешните компании. Въпреки това, има начин да се извлече полза и тя е чрез провеждане на изходящо интервю (от англ. Exit interview), което позволява събиране на полезна информация, която да помогне за подобряване на бизнеса, културата и задържането на служители в бъдеще.

В статията ще ви споделим как да проведете изходящо интервю, 7 въпроса, които да зададете на напускащ служител и още полезни съвети от практиката.

Какво е изходящо интервю

Изходящото интервю е обратното на интервю за работа при кандидатстване за отворена позиция. Най-общо казано представлява официален разговор между представител на бизнеса (най-често HR специалист) и служител или работник, който е взел решението да напусне. Целта на изходящото интервю е бизнеса да разбере какви са причините, поради които трябва да се раздели с даден служител, след което да използва споделената от него информация, за да направи подобрения, където е необходимо. 

Интересен факт е, че в по-голям брой от случаите, служители, които напускат, споделят повече информация и са по-искрени, отколкото тези, които все още работят за компанията. Важно за работодателите е да подхождат позитивно и с разбиране, което поставя двете страни в добри отношения и оставя възможността за връщане обратно на работа отворена.

7 въпроса, които да зададете на изходящо интервю

Споделяме ви ключови въпроси, които да зададете на напускащия служител или работник по време на изходящото интервю. Както при интервюто за кандидатстване за работа и тук е важно да задавате отворени въпроси, които позволяват по-изчерпателен отговор и ви носят по-полезна информация.

1. Защо започнахте да си търсите нова работа?

Отговорът на този въпрос ще ви помогне да разберете причината, поради която служителят си търси нова работа. Като освен от личен или семеен характер, причините могат да бъдат свързани и с конкретно събития на работно място, отношения със служителите и цялостното преживяване. Тук можете да се опитате да предложите по-добри условия и да разберете дали може да промените нещо, за да задържите служителя, който иска да напусне.

2. Кое ви накара да приемете офертата от новото ви работно място?

Информацията по този въпрос ще ви даде представа с какво другата компания превъзхожда вашата. Дали служителят ще получава по-голямо възнаграждение, повече придобивки, възможности за развитие или пък друга причина, със сигурност ще ви помогне да разберете какво е необходимо да преразгледате и подобрите. 

3. По време на работата си, разполагахте ли с всичко необходимо, за да я вършите добре?

Отговорът на този въпрос ще ви даде яснота дали служителят или работникът е имал усещането, че може да изпълнява дневните си задължения. Възможно е да са съществували технически неизправности, за които да не сте наясно или пък да не е предоставено необходимото обучение, свързано с позицията. Отговорите на този въпрос и начинът, по който решите да овладеете ситуацията могат да се окажат ключови при следващите въпроси от изходящото интервю.

4. Как бихте описали културата на компанията ни?

С помощта на този въпрос можете да идентифицирате някои тенденции в негативен аспект, които влияят на служителите и цялостното им усещане да бъдат част от компанията. Фирмената култура е ключова в изграждането на силни връзки между служителите и работодателите и със сигурност може да е както причина хората да избират вас, така и причина да напускат. Обърнете внимание на това, което споделят с вас по време на изходящото интервю и ако има проблеми и пропуски, помислете за тяхното разрешаване. 

5. Какво би ви задържало при нас?

Еднозначен и директен въпрос като този може да ви даде точна информация за това в кои апсекти, бизнесът ви има нужда от подобрение. Ако се стараете да го задавата на всеки един служител, който напуска, можете да съставите план за подобрение.

6. Обсъдихте ли причините, поради които напускате с някого, преди да си подадете молбата (например вашия мениджър)?

Целта ви като работодател е да създадете позитивна фирмена култура, в която всички служители и работници се чувстват сигурни и спокойни да споделят мнението си с прекия им ръководител. Задавайки този въпрос, можете да разберете дали това е така и дали има нужда да промените нещо.

7. Как можем да подобрим програмите за обучение и развитие на служителите?

Можете да зададете този въпрос в отговор на директна обратна връзка, която сте получили от служител или работник. Ако често напускащите споменават липсата на развитие и обучения като причина да си тръгнат, това може да е повод да организирате обучителни програми за останалата част от персонала, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. 

Въпроси, които да НЕ задавате на изходящо интервю

Едно от най-съществените неща, с които трябва да се съобразявате при провеждане на изходящо интервю е избягването на така наречените водещи въпроси. Този тип въпроси приличат на реторичните и карат хората да дадат отговор, който е повлиян от въпроса и донякъде очакван. Отговорите на тези въпроси няма да ви дадат необходимата информация, която в последствие би помогнала за подобрението на различни процеси в бизнеса ви.

Някои от примерите за водещи въпроси са “Да не би причината за напускането ви да е конкретен човек?”, “Има ли нещо, което не харесвате в културата на компанията?”, “Бихте ли казали, че в компанията липсват възможности за развитие и това е причина да напуснете?”.

В ролята си на работодател за вас би било най-полезно да получите конструктивна обратна връзка, като дадете възможност на напускащия служител да сподели личния си опит и усещане от време, прекарно във фирмата. Поради тази причина, водещите въпроси, които най-често се основават на предположения не са подходящи за целите на интервюто. 

4 Стъпки за провеждане на изходящо интервю на напускащ служител или работник

Ако създадете процес, който да следвате всеки път, когато ваш служител или работник напуска, ще имате възможността да подобрите ефективността си от внедряването на такова решение в бизнеса.

1. Изберете метод за провеждане на интервюто

В практиката се използват два основни метода, по които може да бъде проведено изходящо интервю – чрез предварително уговорена среща, на която HR специалистите задават предварително определени въпроси или чрез споделяне на форма за обратна връзка (в дигитален или в писмен формат), която служителят може да попълни самостоятелно.

2. Изберете правилното време за провеждане на изходящото интервю

Добре е времето за провеждане на интервюто да бъде съобразено с графиците на напускащия служител или работник и специалист от отдел човешки ресурси. Може да бъде изпратена покана по електронен път, ако фирмата има практиката да използва дигитални календари и да се направи в удобен ден и час, преди последния работен ден на лицето, което напуска. Ако е подадено предизвестие за прекратяване на трудовия договор, би следвало участниците в интервюто да разполагат с достатъчно време за да планират срещата. 

3. Провеждане на интервюто

По време на интервюто е добре да предразположите служителя или работника, като му споделите защо информацията е ценна за вас и как бихте я използвали в бъдеще. Постарайте се срещата да протече по скоро като разговор, в който водещ да е служителя и да не заемате отбранителна позиция, а да реагирате с разбиране. Избягвайте негативните реакции, обвинителни изказвания и водещи въпроси.

4. Направете оценка на информацията

След като сте приключили със срещата отделете време за да анализирате отговорите на въпросите. Обърнете внимание на наличието на тенденции спрямо информацията, споделена от другите служители, които са напуснали компанията. Помислете кои процеси имат нужда от промяна и създайте план, като определите стъпки и срокове за неговото изпълнение.

Изходящото интервю е само един от начините, чрез които можете да получите ценна обратна връзка. Друга полезна практика е да събирате информация чрез анонимни анкети на фиксирани периоди от време, за да сте информирани за начина по който се чувстват служителите ви и да предприемете нужните мерки, не само за предотвратяване на тяхното напускане, но и с цел цялостно подобряване на процесите и работната среда.