HR Показатели за ефективност (KPIs) – Измервате ли ги правилно?

Какво са HR показателите за ефективност, още познати като KPIs? Определяте ли ги спрямо целите на вашия бизнес и измервате ли резултатите си правилно?

През последните години работната среда претърпя много промени – технологиите и иновациите започнаха да навлизат все повече в ежедневните бизнес процеси, а комуникацията между служителите премина изцяло онлайн, като за някои продължава да бъде така и до днес. 

С толкова много компании, на които се налага да се приспособяват към промените и с кандидати, които стават все по-избирателни, сега е моментът да обърнете внимание на ключовите показатели за ефективност (KPIs) на вашия HR отдел. 

Може да се окаже, че тези метрики се нуждаят от коригиране, за да срещнат текущите цели на вашия бизнес, или пък да откриете нови начини за измерване на конкретни инициативи и проекти.

Връзката между HR и бизнес целите

Ефективната HR стратегия е проактивна и осигурява похватите, средата, структурата и ресурсите, от които служителите ви се нуждаят, за да постигнат целите на бизнеса. Вашата стратегия трябва да помага на компанията ви да:

• Идентифицира и наема правилните хора
• Управлява и развива тези хора по правилния начин
• Развива всяка роля, за да постигне вашата бизнес стратегия
• Създава фирмена култура, която е в унисон с визията на бизнеса

За да разберете дали стратегията ви наистина работи, трябва да започнете с измерване на резултатите, които пряко се влияят от работата на HR отдела. Това може да стане обаче, ако предварително сте определили KPIs (от англ. Key performance indicators) на отдел Човешки ресурси. 

HR показатели за ефективност – как да ги определите?

Ключовите показатели за ефективност (KPIs) предоставят информация за прогреса ви, свързан с вашите краткосрочните и дългосрочните цели и са директно свързани с цялостната стратегия на бизнеса ви. 

HR KPIs измерват специфични области на вашия бизнес чрез конкретни метрики. Те се използват, за да се види как HR отделът допринася за развитието на останалата част от организацията. Това означава, че KPIs в областта на HR измерва колко успешно отдел Човешки ресурси реализира HR стратегията си и доколко тя следва общата стратегия на бизнеса.

Като постоянно измервате и проследявате тези показатели, можете да определите дали практиките в областта на HR активно оказват положително въздействие върху възможността на вашата компания да печели и да се равива.

За много компании следните примери са основни HR KPIs:

• Степен на смяна на персонала (доброволна, недоброволна, нежелана спрямо позиция, отдел и мениджър)
• Задържане на кадри
• Време за затваряне на позиция (или продължителност на целия процес на наемане)
• Производителност на служителите

Няма единен набор от показатели, който да пасва на всички организации. Внимавайте с дългите списъци от HR KPIs, които може да намерите в интернет – те само ще ви подтикнат към лошия навик да измервате, заради самото измерване, без това да носи резултати и идеи за подобрение.

Вместо това ви трябват точно три или четири HR показатели за ефективност, които да определят успехът ви. Можете също така да прилагате KPIs спрямо конкретни нужди, които вашият бизнес може да има, като например повишаване на разнообразието от кадри, набиране на персонал и задържане на служители.

Оценка и подобрение на практиките при подбор и наемане чрез KPIs

Когато намирането на правилния служител е предизвикателство, показателите за ефективност (KPIs) могат да ви помогнат да идентифицирате различни проблеми в процесите по подбор на персонала. Така например може да изберете да измерите:

• Цена на кандидатстване и цена на наемане
• Време за наемане (периодът от влизане на кандидатура за обявена позиция до приемане на предложение за работа)
• Брой квалифицирани кандидати (може да включва вътрешни и външни кандидати)
• Качество на наемането

Тези KPIs помагат да установите кои усилия действат, кои области на вашия процес по наемане се нуждаят от подобрение и как подборът влияе на други компоненти от стратегията за управление на човешките ресурси.

Измерване на удовлетвореността и задържането на служителите

Винаги е било вярно, че удовлетвореността на служителите подпомага тяхната ангажираност, мотивацията и задържането им във фирмата. Въпреки това, факторите, които влияят на ангажираността и мотивацията им, може да са различни сега, в сравнение с времето преди COVID-19. 

За да измерите доколко са удовлетворени вашите служители сега, можете да обърнете внимание на следните показатели:

• Продължителност на определена длъжност
• Процент на уволнение
• Индекс на удовлетвореност на служителите
• Индекс на ангажираност на служителите
• Employee Net Promoter Score (eNPS) 

Можете да използвате тези данни, за да направите някои заключения относно удовлетвореността на служителите ви и тяхното задържане, както и да видите кои от тях остават, за колко време и кога решават да напуснат. Можете и да използвате тези KPIs, за да помогнете на екипите ви да видят как техните усилия допринасят за общите цели на бизнеса.

HR Показатели за ефективност в действие

Два от най-важните фактора за успеха на организацията са ангажираността на служителите и споделените нагласи на управленския екип. Много проучвания са доказали, че служителите, които са доволни и активни в работата си, имат пряко въздействие върху печалбата и генерирането на приходи в бизнеса. Формулата е сравнително проста: Ангажираните служители са по-продуктивни, а по-продуктивните служители носят повече възможности за генериране на приходи.

Втория ключов фактор е ръководството да е обединено и да движи организацията в една и съща посока. В противен случай, ако всеки от мениджърите има различна цел и ръководи екипа спрямо нея, то развитието на бизнеса няма да бъде консистентно и няма да следва предварително създадения план. Това ще окаже влияние не само върху служителите, създавайки разногласия между различните отдели, но и върху цялостните резултати на бизнеса.

Пример

Представете си компания, която се развива бързо, но има високо ниво на текучество на мениджъри и ниска ангажираност на служителите. Ако целта на бизнеса е ръст на печалбата с 10%, ръководството трябва да се върне назад и да идентифицира критичните фактори за успех, които ще допринесат за желания резултат. 

Някои мениджъри могат да идентифицират конкретни показатели, на базата на опита си, докато други може да се нуждаят от допълнително проучване. След като определят краткосрочните и дългосрочни цели, необходими за постигане на желания ръст, трябва да създадат стратегия, чрез която да ги реализират. 

В конкретния случай, могат да решат да се насочат към разработване на цели, свързани с намаляване на оперативните разходи, пряко свързани с производителността и текучеството на персонала.

Измеримите цели са задължителни за HR KPIs

Разликата между организациите със средни и високи постижения често се дължи на само една проста разлика – измерими цели. Имайте предвид, че ключовите показатели за ефективност (KPIs) са механизъм, който позволява на бизнесите да наблюдават ефективността на своите стратегии. Поради тази причина, трябва да се уверите че сте създали връзка между следното:

• Конкретни, измерими резултати, които искате да постигнете
• Ясни цели, постигането на които, ще доведе до желаните резултати
• Стратегиите, чрез които ще бъдат постигнати целите
• Показателите (KPIs), които доказват ефективността на усилията водещи до желаните резултати

Пример

За да разберете по-добре как работи всичко това, ще се върнем към посочения пример по-горе. Ще разгледаме желания резултат и връзката му с целите, стратегиите за неговото постигане и показателите за ефективност (KPIs).

Желан резултат

Постигане на 10% ръст в печалбата

Цели

• Задържане на топ 10% от най-добрите служители 
• Увеличаване на ангажираността на служителите с 15%
• Намаляване на напускащите служители през първата година с 12%
• Идентификация на потенциални кадри, които да бъдат повишена в ръководни позиции

Стратегии

• Създаване на процес за оценка на кадрите
• Въвеждане на програма за развитие на служители с висок потенциал
• Идентификация и оценка на ключовите фактори за ангажираност на служителите
• Създаване на процес при напускане (изходящо интервю)
• Създаване на обучителна програма за лидерство, фокусирана върху изграждане на стратегия, финансови резултати и решаване на проблеми

KPIs

• Месечен процент на текучество на персонала
• Процент на вътрешните повишения
• Процент на задържане на служителите през първата година
• Годишен показател за ангажираност на служителите

Докато създаването на списък с ключови показатели за ефективност е предизвикателство, събирането на данни може да бъде още по-голяма бариера за много мениджъри. За да успеете, е необходимо на първо място да установите конкретните цифри зад всеки KPI. След това трябва да следите и документирате всички промени или тяхната липса, всеки месец или тримесечие. В началото, ако е трудно да се получи точно измерване, е приемливо да стартирате с прогноза.

Да обобщим

Показателите за ефективност могат да служат като важни HR метрики по време и след периоди на големи промени, за да помогнат на вашия бизнес да върви по правилния път към успеха. Създаването на конкретен план за определяне, следене и коригиране на HR KPIs, чрез който да постигате желаните резултати, помага за развитието на вашите екипи и вашата компания.

Още полезни статии:

7 Стъпки за ефективен подбор на персонала

5 Начина да подобрите мотивацията на работното място

Как правилно да оцените представянето на служителите си