Как правилно да оцените представянето на служителите си

Как правилно да оцените представянето на служителите си? Споделяме ви 10 доказани съвета, чрез които да направите процеса по оценка на представянето успешен за вас и вашите служители.

Според проучване на Gallup, само 14% от служителите са съгласни, че оценката на представянето им им служи като стимул за подобрение. За жалост, не винаги работодателите успяват да направят качествена оценка на представянето на даден служител. Ако това се случваше обаче, както индивидуалните успехи, така и тези на бизнеса, щяха да бъдат много по-високи.

Какво можете да направите вие, в ролята си на собственик или мениджър, за да оцените представянето на служителите си по максимално ефективен начин?

1. Отделете достатъчно време

Понякога най-малките неща, оказват най-голямо влияние. Имате шанс да покажете на служителите си, че сте загрижени за тяхното представяне, като отделите достатъчно време за среща, в която да направите оценката. Един час, та дори и малко повече би бил достатъчен, за да можете да отделите нужното внимание, но в никакъв случай не претупвайте нещата. Предвидете време за дискусия, изслушване и въпроси, а ако случайно срещата е с човек, който е по-разговорлив, уверете се, че разполагате с необходимото. По-добре е да предвидите допълнително време, отколкото да не ви стигне, което ви дава буфер, с случай, че разговорът тръгне в неочаквана посока.

2. Подгответе се добре

Уверете се, че разполагате с нужната подготовка, преди срещата за оценка на представянето. Прегледайте внимателно обратната връзка, която сте давали през изминалите месеци и която искате да дадете на служителя сега. Помислете за евентуални казуси или реакции, които може да провокирате и съответно правилен отговор, според ситуацията. Добре е да се подготвите, в случай, че имате конструктивна критика, която не винаги се приема с лекота. Обяснете на отсрещната страна какво има нужда да подобри, защо и как. Бъдете готови с отговори на предвидими въпроси, спрямо създалата се ситуация.

Ако пък за пръв път правите оценка на представянето и не сте сигурни какви теми искате да коментирате, ето някои опорни точки:

• Служителят идва ли/включва ли се в срещи навреме?
• Как работи служителят ви в екип?
• Проявява ли проактивност с идеи и въпроси, свързани с проекти?
• Успява ли да спази срокове и да изпълни задълженията си според зададените цели?
• Проявява ли идейност и иновативност в работата си?
• Участва ли в други инициативи на компанията, индиректно свързани с неговата работа?

3. Избягвайте изненадите

Годишното оценяване на представянето е в най-голяма полза и за двете страни, когато служителят знае какво да очаква. Така, вместо да чувства безпокойство, вашият служител ще може спокойно да ви изслуша, да разговаря с вас за своето представяне и евентуални промени, свързани с неговото развитие. 

В най-добрият случай, това става по естествен начин, благодарение на обратната връзка, която му давате на фиксирани периоди от време или пък, в моменти, когато сте усетили, че такава е била необходима. Точно пътите, в които сте споделяли добри впечатления от неговото представяне или пък конструктивна критика за нещо, което е можело да бъде подобрено, имат ключова роля за дългосрочното израстване, позитивната нагласа и развитието на всеки служител.

4. Използвайте методът на самооценка

Нещо, което може да ви помогне при годишното оценяване на служителите ви е методът на самооценка. Преди срещата, можете да помолите вашия служител сам да оцени представянето си, като му изпратите кратка анкета или няколко въпроса, на които да отговори свободно. Информацията трябва да е свързана с неговото представяне – професионални качества, работата му в екип, изпълнение на поставена задача или проект и не на последно място емоционална интелигентност.

За вас тази ифнормация може да е водеща при структуриране на срещата ви за годишна оценка, а за служителя, съответно опорна точка, чрез която да погледне реалистично на представянето си през изминалата година. Такъв тип подход е много полезен за избягване на неудобни за двете страни разговори и спомага за изграждане на прозрачност и доверие. До голяма степен, чрез самооценка, служителят сам ще сподели за случаи, в които не се е представил според очакванията, което ще улесни значително вашата работа.

5. Използвайте широк спеткър за набиране на информация

Годишните оценки на представянето са много по-достоверни и значими, когато обратната връзка не идва от един човек, а от всички, пряко и непряко работещи с дадения служител. Изпратете запитване до екипи, тийм лидери и други отдели, чиято работа е свързана с тази на служителя, за да получите повече информация за отношението му към колегите и съответно начина, по който те възприемат работата си с него. Добре би било да направите анкетата анонимна, за да може да извлечете възможно най-достоверна и полезна информация, без да има претеснение за последствия от страна на замесените участници.

6. Използвайте примери от реалния живот

Ако искате служителите ви наистина да ценят годишните оценки на представянето си, уверете се, че обратната връзка, която им давате е за целият изминал период, в конкретният случай – 12 месеца. 

За улеснение, добра практика е да отделяте време през годината да си водите записки за позитивни и негативни ситуации и неща, които са ви направили впечатление. Разбира се, това може да е и по време на регулярни месечни срещи с даден служител, които също са изключително важна част от процеса на комуникация и ефективно управление. В противен случай, вероятността да забравите важни за оценката събития от началото на периода е голяма и също така рискувате да бъдете обременени от по-скорошни случки, което би направило оценката необективна.

7. Фокусирайте се върху позитивните страни

Структурирайте срещата така, че да отделите повече време на позитивните аспекти от оценктата, отколкото на негативните. Този подход създава по-добро усещане у служителите ви, те се чувстват по-оценени и мотивирани. Също така ви дава повод да засегнете аспекти на развитие, вместо на критика.

Например, възможно е да имате служител, който реагира по-грубо, когато бива прекъсван по време на работа. Вместо да му казвате, че колегите смятат поведението му за грубо, можете да го похвалите, че е отдаден и фокусиран върху задачата си и да му покажете как може да развие това умение, като се справя с прекъсванията на работата му по-позитивно. 

8. Бъдете директни

Успешните оценки на представянето са често разговори с конкретен фокус. Избягвайте клишетата и добре познатия похват на “сандвича”, при който стартирате разговора с комплименти, след това засягате страните, които имат нужда от подобрение и накрая отново споделяте добри впечатления от цялостното представяне на служителя. 

Вместо това помолете служителя да говори директно за своето представяне и използвайте примери от работата му. Помагайте си с въпроси като:

• Какви са най-големите предизвикателства, които мислиш, че ще срещнеш през следващото тримесечие?
• Каква помощ ти е необходима?
• Как мога да бъда по-добър мениджър?
• Колко често би искал да получаваш обратна връзка?

9. Бъдете честни и се отнасайте позитивно

Постарайте се да сте възможно най-искрени в коментарите си и премисляйте добре как ще бъдат възприети от отсрещната страна. Използвайте конкретни примери от работата или поведението на служителя, който оценявате, за да подкрепите думите си. Разбира се, това да сте откровени в обратната си връзка не трябва да означава да сте без скрупули. Вземете под внимание чувствата на служителя, особено когато е необходимо да обсъдите нещо негативно и подходете с професионализъм по време на разговора.

10. Поставете се на мястото на служителите си

Помнете, че всеки реагира различно на негативна или неочаквана обратна връзка. Ако някой реагира негативно или необичайно за ситуацията, това често е знак, че изпитва затруднения да се справя с негативни коментари. За такъв тип хора такива разговори дори могат да отключат паник атаки и отрицания. Не подценявайте ситуации като тези и се подгответе предварително, за да можете да държите фокуса върху самата среща и оценка на представянето, а не върху възникналите емоции.

Какво трябва да направите след срещата за оценка на представянето?

Ако искате да подходите с професионализъм е добре да се подготвите не само за самата среща за оценка, но и за това, което следва след нея, като обособите с конкретика следващите стъпки. Създайте план за действие, в който описвате възможности за развитие, нови проекти или отговорности, ако сте предвидили такива, нови цели с ясни критерии и времеви рамки, описани и леснодостъпни от вас и служителя.

Разбира се, това могат да са само възможни посоки, които да дадат яснота какво следва, но самите цели не е нужно да бъдат определяни по време на годишната оценка на представянето. Все пак служителят ви ще има нужда от време да асимилира информацията, която сте обсъдили по време на срещата. 

Добра практика е да направите втора среща, в която да обсъдите следващите стъпки и в която вие и служителят ще можете да се фокусирате по-добре върху това, което предстои.

Още полезни статии:

5 Начина да подобрите мотивацията на работното място

5 начина да подпомогнете емоционалното и физическото здраве на служителите си

Какво искат служителите от работодателите си днес