Рисковете за работодателя от използването на системи за електронно подписване, които не отговарят на изискванията на законодателството
Все по-често ни се налага да работим с различни електронни системи, като тенденцията в бъдеще е все по-голяма част от работните процеси да се случват онлайн. Това създава доста трудности пред правната уредба, която традиционно изостава, понякога с години, зад развитието на технологиите.
Към момента основните закони, които регулират обмяната и подписването на документи онлайн, са Закон за електронния документ и електронния подпис и Закон за електронната идентификация. В статията ще разгледаме какви са рисковете за работодателите, ако тези регулации не бъдат спазени, в случаите, в които страните избират да използват електронни системи за целите на своя бизнес.
Разликите между електронна идентификация, печат и подпис
На първо място нека да изясним каква е разликата между електронната идентификация, електронния печат и електронния подпис.
- Електронната идентификация е само за да се представим пред системата като себе си, като еквивалентът във физическия свят би бил да покажем документ за самоличност.
- Поставянето на електронен времеви печат е сходно с удостоверяването на дата от нотариус. При електронните досиета например, всяко действие в системата трябва да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.
- Електронният подпис от своя страна е еквивалентен на волеизявление, което от правна гледна точка е обвързващо. Това означава, че поемаме конкретни задължения и чрез подписа си удостоверяваме, че това, което пише в документа, е наша воля.
От посоченото дотук разбираме каква е правната тежест на всеки един компонент от електронната обработка на документи. Това оказва и съществена роля при избора на система за електронно подписване и споделяне на трудовоправна документация. Работодателите трябва да се уверят, че системата отговаря на всички изисквания на законодателството, в противен случай съществуват рискове, които имат своите правни последици.
Специфики на електронните подписи
В контекста на трудовото законодателство има отделна наредба, която урежда вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. В нея е описано, че в Правилника за вътрешния трудов ред трябва да бъде посочен видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите. В по-честите практики това е усъвършенстван електронен подпис (УЕП). За документите, създавани от работодателя обаче е въведено задължително изискване същите да бъдат подписвани с квалифициран електронен подпис (КЕП). Ако работодателят изисква работника или служителя да използва квалифициран електронен подпис, то той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка.
Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 година относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (Обн. L ОВ. бр. 257 от 28 август 2014 г.) предоставя легалните дефиниции за различните видове подписи – квалифициран, усъвършенстван и обикновен, но оставя на всяка държава сама да определи санкциите при нарушение на разпоредбите му.
Рискове и последици за работодателя при нарушения
1. Риск от налагане на имуществена санкция за работодателя
При проверка от страна на Инспекция по труда, инспекторите проверяват дали са спазени особените изисквания на КТ, в това число влиза и формата на сключване на трудовия договор. Инспекторите изискват или писмена форма на ТД в оригинал на хартиен носител, или разписан трудов договор чрез система за електронни трудови досиета, по описаните в наредбата начини и способи.
Когато системата не отговаря на тези изисквания, то има риск електронният договор да не бъде приет като оригинален и да бъде счетено, че не е спазена необходимата от закона писмена форма на трудовия договор, което е в нарушение на чл. 62, ал. 1 от КТ.
Това нарушение влече след себе си налагане на имуществена санкция в размер от 1500 до 15 000 лв. за работодателя, а за виновното длъжностно лице от неговата структура – глоба в размер от 1000 до 10 000 лв. Тези санкции за неспазване на писмената форма на трудовия договор са уредени в чл. 414, ал. 3 от КТ. Ал. 4 пък въвежда по-високи размери при повторно нарушение – 15 000 до 20 000 лв. за работодателя, а съответно за виновното длъжностно лице – глоба в размер от 5 000 до 10 000 лв. За повторно се счита онова нарушение, което е извършено в едногодишен срок от влизането в сила на наказателното постановление, с което нарушителят е наказан за нарушение от същия вид – чл. 416, ал. 8 КТ.
Макар налаганата санкция да цели най-вече санкциониране на онова поведение, при което е налице нает служител без какъвто и да било трудов договор (т.е., само чрез устна договорка), с цел да се заобиколи изначално задължението за регистриране на трудовия договор при НАП и плащане на осигуровки за служителя, законът не ограничава налагането ѝ само за този случай. Затова съществува риск за работодателя от налагането на тази санкция и когато не е подписал договора по предвидения в закона и Наредбата за електронните трудови досиета начин.
2. Риск от налагане на принудителни административни мерки (ПАМ)
Принудителните административни мерки (ПАМ) носят след себе си риск от спиране дейността на предприятието или на работната площадка до отстраняване на нарушението по чл. 62, ал. 1 КТ, което е въведено с разпоредбата на чл. 404, т. 7 КТ. Основанието за налагането на тази санкция е същото, описано в предходната точка – неспазване на писмената форма на трудовия договор.
3. Риск от неправилна идентификация на служителя
Ако се сключи трудов договор от разстояние със служител без извършване на правилна негова идентификация по документ за самоличност, може да се окаже, че лицето не е точно това, за което се представя (например, ако е използвало фалшива лична карта).
Макар и доста рядко срещана хипотеза, същата е напълно възможна, ако системата за електронно подписване не поддържа правилните форми на идентификация. Това съответно излага работодателя и на допълнителен риск от подаване на погрешна информация за осигуряването на лицето към НАП/НОИ.
4. Риск от несигурност на съдържанието на трудовия договор и от оспорването му от страна на служителя
Липсата на положени подписи и удостоверено съдържание на трудовия договор по начина, предвиден в Наредбата за електронните трудови досиета, създава риск за работодателя от това впоследствие служителят да възрази, че той не е подписвал трудов договор с това съдържание, а с друго – например с по-голям платен годишен отпуск, по-голяма заплата, и др.
При тази ситуация доказателствената тежест винаги пада върху работодателя, който може да срещне сериозни затруднения с доказването, че намиращият се при него електронен файл на трудовия договор съдържа действителните уговорки между страните, а не този, който представя служителя.
Заключение
Когато въвеждате дигитални решения в бизнеса си, особено в практиките на HR отдела, е много важно предварително да проучите всички предлагани възможности и да се спрете на система, която отговаря на всички изисквания на законодателството. Така не само ще избегнете риска от санкция, но и ще получите по-висока сигурност при обработката и съхранението на фирмените ви документи.
Още полезни статии
Как да дигитализиратe трудовите досиета на служителите си
Абониране за бюлетин
Полезна информация, свързана с дигитализацията на HR процесите и съвети за управление на човешките ресурси.
