Как да дигитализирате трудовите досиета на служителите

Създаването и съхраняването на трудовото досие на всеки един работник или служител може да бъде оптимизирано, ако всички документи в досието са в електронен формат и тяхното споделяне и подписване също се осъществяват по електронен път. За собственици на бизнес или специалисти в сферата на човешките ресурси, прилагането на подобно решение може да спести ценно време и ресурси. В статията ще научите какво е необходимо да направите, за да дигитализирате трудовите досиета на служителите и работниците си.

Ако искате да гарантирате валиден правен резултат при въвеждането на електронни трудови досиета е необходимо да спазите следните изисквания за дигитализация: 

1. В ролята си на работодател, трябва да използвате информационна система за създаване и/или съхраняване на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Системата трябва да отговаря на всички изисквания, определени в следните нормативни актове:

• Кодекс на труда
• Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО;
• Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги;
• Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудово досие на работника или служителя 

2. Използваната система трябва да предоставя възможност за:

• Отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
• Създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
• Установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите в нея;
• Проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;
• Връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;
• Получаване и изпращане на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;
• Изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.

3. Функционалните характеристики на информационната системата не трябва да позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност, както и намеса в работата ѝ. Системата трябва да отговаря на международните стандарти в тази област.

4. Всяко действие в системата трябва да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат. КЕВП е електронен печат, който:

• обвързва датата и часа с данните по начин, който до голяма степен изключва възможността за незабелязана промяна на данните;
• се основава на източник на точно време, свързан с координираното универсално време; 
• е подписан с усъвършенстван електронен подпис (УЕП) или е подпечатан с усъвършенстван електронен печат на доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги или с друг равностоен метод.

5. В ролята си на работодател имате задължение да осигурявате поддържането на информационната система по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея и не допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение. 

• Системата трябва да отговаря на стандартите за информационна сигурност. За изпълнение на това изискване е полезно същата да създава автоматично защитени копия на определен период от време (т.н. backups).
• Системата трябва задължително да осигурява механизъм за двуфакторна автентикация (2FA – two-factor authentication) при достъп до нея. Чрез него, самоличността се удостоверява по два отделни канала, така че да се осигури значителна степен на сигурност, че лицето, използвало системата е реално оправомощеното лице.

6. Трябва да определите точно кои документи ще се съхраняват в дигитален формат, като това следва да е регламентирано в писмена форма в Правилника за вътрешния трудов ред и в отделните трудови правоотношения с всеки служител. Всеки един документ, който е част от трудовото досие на работника или служителя, може да се създава и/или съхранява в електронен вид. 

7. Когато използвате системата единствено за електронен архив, сте длъжни да уведомите всеки един работник или служител, чиито документи ще бъдат съхранявани по този начин. Редът и начинът за уведомяване се регламентират отново с Правилника за вътрешния трудов ред.

8. Когато връчвате документи в електронен формат чрез системата, следва да имате съгласие за това от работника или служителя. Съгласието трябва да е изрично и да е налично в трудовия договор или в друга писмена форма. Всяка една от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. 

Освен съгласието, трябва да осигурите връчването на всеки един документ чрез услуга за електронна препоръчана поща, независимо дали документът произхожда от вас, от работника или служителя или е двустранен документ. Разходите по използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.

9. В случай че се използва ИС за създаване на електронни документи, трябва да посочите (в Правилника за вътрешния трудов ред) видът на електронния подпис, с който работниците или служителите ще се подписват. 

Електронните подписи могат да бъдат обикновен, универсален и квалифициран. Какъв ще е видът им зависи от характеристиките и структурата на информационната система. Когато вие (работодателят) изисквате от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис (КЕП), сте длъжни да осигурите механизъм на подписване за своя сметка. Важно уточнение е, че работодателят е длъжен да подписва всички документи в информационната система чрез квалифициран електронен подпис (КЕП).

10. Информационната система трябва да гарантира, че когато работникът или служителят изпраща документи до работодателя по електронен път, те се регистрират в системата. Работодателят няма право да ограничава работника или служителя да подава електронни документи, когато е постигнато съгласие между тях. 

ВАЖНО: За регистрираните в ИС електронни документи, които се изпращат от работника или служителя, трябва да се генерира и изпраща до лицето потвърждение за получаването им. Това осигурява допълнителна сигурност на наетото лице, че дори и работодателят да му прекрати достъпа до системата, той ще притежава доказателства за връчването на документите. Потвърждението задължително трябва да съдържа данни за регистрационния номер, часа и датата на получаването. Потвърждението се изпраща на посочен от работника или служителя електронен адрес или чрез услуга за електронна препоръчана поща.

11. В ролята си на работодател, нямате право да отказвате получаването на документи на хартия от работника или служителя, дори и да има съгласие за обмяна на електрони документи и да използвате информационна система. Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.

12. Работодателят е длъжен да осигурява на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие. По искане на работника или служителя, работодателят е длъжен в срок от 14 дни, да издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Системата, която решите да използвате за целите на вашия бизнес трябва да отговаря на всяко едно от изброените изисквания, за да е валиден правният резултат от дигитализацията на трудовите досиета. Такава система е еHR. Ако искате да научите повече за функционалностите и възможностите, които предоставя, можете да се свържете с нашия екип и да заявите безплатно демо. 

Още полезни статии по темата:

Какво трябва да знаете за съхранението и обработката на трудови досиета

8 AI инструмента, които всеки HR специалист трябва да знае

7 Стъпки за ефективен подбор на персонала