Внедряването на нови служители – защо е нужно?

Внедряването на нови служители е процес, при който те се включват в компанията и се запознават с работните процеси, работната култура и вътрешните политики, така че да допринасят ефективно за работата на екипа.

Добрият процес на внедряване прилича на качването на самолет. В началото е приключение и те посреща някой, който се радва да те види. Помага ти да намериш мястото си и да се настаниш удобно, така че да стигнеш до дестинацията си безаварийно. Процесът по внедряването на нови служители трябва да им помогне да:

• Разберат новите си роли и отговорности;
• Да се настанят комфортно в новата за тях обстановка;
• Да се запознаят с останалите от екипа;
• Да се запознаят с протоколите и политиките в компанията.

В същото време добрият процес по внедряване помага на мениджмънта, като гарантира, че новоназначените служители ще станат ефективни в новите си роли по-бързо.

Каква е целта на процеса по внедряването на нови служители?

Основната цел на процеса е новоназначените служители да се запознаят по-добре със своята роля в компанията си и да се почувстват оценени, добри дошли и подкрепени. Това може да скъси периода, в който те стават продуктивни, или с други думи времето, което им е необходимо да почнат да изпълняват съответните си роли ефективно.

Защо внедряването на нови служители е важно?

Изграждането на добра програма за внедряването на нови кадри е ключово за увеличаване на нивата на задържана на служители. А също и за тяхното активно включване в работните процеси (от самото начало), както и за изграждането на лоялност към компанията.

Колкото по-плавно се осъществи внедряването на новите кадри, толкова по-голям е шансът те да станат дългогодишен и ефективен кадър в екипа на компанията. Задържането на служител е по-евтино от това да намерите нов. Затова си струва да инвестирате в качествени служители от самото начало.

Каква е продължителността на процеса на внедряването?

Процесът на внедряването може да продължи между 90 дни до цяла година. Размерът на компанията, както и сложността на ролята са определящи за това колко ще продължи процесът и колко време новият служител ще продължи да има нужда от помощ, за да извършва успешно работата си.

Какви са фазите на процеса по внедряването?

Независимо от това дали процесът се извършва дистанционно или в офис, фазите остават общо взето едни и същи:

Ориентация

Ориентацията традиционно започва още на първия ден и включва запознаване на служителя с политиките на компанията, процедурите и бонусите. Когато внедряваното е на живо, ориентацията включва и обиколка на офиса и запознаване с колегите и мениджърите.

Подготовка

Подготовката отнема първите три месеца. Тя осигурява на новоназначения служител уменията, знанието и ресурсите, които са му необходими, за да продължи след това работата си сам.

Внедряване

Това е финалната фаза на процеса. Тя помага на служителя стане активна част от екипа като му осигурява продължаваща подкрепа, обратна връзка за работата му и различни възможности.

Добри практики във внедряването на нови служители

Добре е посрещнете новите служители преди първия им работен ден. Можете да направите това като им изпратите мейл с информация за това:

• По кое време се очаква да дойдат на работа;
• Какъв е дрескодът на работното място;
• Къде могат да паркират;
• Кого да търсят, когато пристигнат.

В допълнение отделът по човешки ресурси може да изпрати персонализирано писмо и малък подарък, за да осъществи положителна връзка между компанията и новия член на екипа предварително.

Друга добра практика е на първия работен ден на служителя да му се проведе ориентация, за да може да се запознае с ценностите, мисията и културата в компанията. Отделът по човешки ресурси може да осигури на новоназначения служител „работно другарче“, което да му помага с изясняване на очакванията и политиките в компанията.

Важно е също така на новите служители да се предоставят всички необходими пароли, линкове и информация, която ще е им е нужна, за да започнат да изпълняват ролята си.

Освен това отговорникът по човешките ресурси може да провежда срещни с новоназначения служител на седмична база в рамките на първите три месеца. Така ще гарантира, че човекът се внедрява добре в компанията и разбира своите отговорности. Полезно е също така да се използват бланки за процеса на внедряване, за да се подсигури, че не се изпускат важни стъпки.

Как да автоматизирате процеса?

Автоматизацията на процеса по внедряването на нови служители може значително да го улесни и да го направи по-ефективен. Освен това може да гарантира повече консистентност и позитивност по стъпките му.

Ето и няколко съвета за автоматизация:

• Използвайте онлайн ресурси като видеа, уебинари и електронни платформи за обучения;
• Използвайте дигитални формуляри и бази данни, за да намалите работата с хартия;
• Създайте онлайн платформа за внедряване на новите кадри, където лесно да могат да намерят информация за компанията, за ролята си в нея и за самия процес на внедряване;
• Използвайте технологии, за да направите процеса на комуникация и колаборация между новоназначените кадри, мениджърите и отдела по човешки ресурси, по-лесен.
• Използвайте автоматизирани инструменти, за да изпращате напомняния на новите служители и мениджърите им в хода на процеса по внедряване.

Внедряването е първата стъпка в изграждането на връзка с новите служители и полага основите за гладък преход в процеса им на адаптиране към новата работа и работната среда. Ако инвестирате в благосъстоянието на своите служители чрез изграден процес на внедряване, ще увеличите дългосрочното им ангажиране, тяхното задържане и общото удовлетворение от работата. Грижата за нуждите на служителите ви още от самото начало води до здравословна и процъфтяваща работна среда. Това е добра основа за развитие на вашия бизнес.

Още полезни статии:

5 Съвета за приобщаване на нови служители работещи от разстояние

Как да дигитализирате трудовите досиета на служителите

Какво да направите когато кандидатите изчезнат след успешно интервю