Менажиране на дистанционен екип в 3 стъпки

В този текст сме събрали някои съвети и добри практики за това как да се погрижите за успешното менажиране на дистанционен екип. И как да повишите продуктивността и ангажираността на служителите в него.

Особено след пандемията вече е ясно, че дистанционната работа се установява все по-трайно като предпочитан модел. Доброто менажиране на дистанционен екип е важно за фирмите, тъй като води до по- добри нива на задържане. Как обаче да стане това на практика? 

Заложете ясни очаквания

Важно е ясно да очертаете основните правила на работата. Особено при менажиране на дистанционен екип именно тази стъпка е основният фактор между това дали ще има хармония или хаос в работата. Това включва:

Определяне на ролята и отговорностите на всеки от екипа 

Изясняването на ролите е едно от първите неща, които трябва да направите. Важно е всеки от екипа напълно да разбира какво се очаква от него. Кои задължения следва да изпълнява и в какви срокове, какъв стандарт да следва. Насърчете хората в екипа си да се обръщат към вас при неясноти, както и да ви информират, когато нещо не работи добре за тях. Така можете заедно да намирате работещи решения. Двупосочната комуникация ще ви е от особена полза при нови проекти, при които има промяна на вече установени модели на работа. 

Фиксиране на работните часове 

Едно от основните предимства на дистанционната работа е липсата на фиксирано работно време. Това я прави предпочитана от много служители. Въпреки че за разлика от надомната работа, работното време на се определя изцяло от работодателя, при дистанционната работа все пак има часове, в които служителите трябва да са на разположение. Добре е това да е изрично уточнено. Особено в случай че вашият екип е разпръснат в различни часови зони. Тогава може да се окаже, че има едва няколко часа на ден, в които всички могат едновременно да са на разположение. Затова може да прецените да помолите всички да са на разположение във времето, когато целият екип е буден и на работа. Същевременно им позволете повече гъвкавост през останалото време.

Редовни фиксирани работни срещи

Независимо дали ще са месечни, седмични или дори ежедневни, няколко официални срещи с целия екип са чудесна идея. Предварително уведомете хората дали това ще са аудио или видео срещи, за да бъдат подготвени. Наличието на подобни редовни срещи утвърждава ритъм на работа. Иначе той лесно се губи, когато хората не ходят всеки ден до офиса. Рутината им помага да са по-фокусирани върху задачите си.

Повечето от тези особености можете да уточните и в самия трудов договор за дистанционна работа, който да съхранявате в електронното трудово досие на служителя.

Създайте гъвкави структури за менажиране на дистанционен екип

Гъвкавостта е едно от основните предимства на дистанционната работа. Все пак обаче работните процеси трябва да бъдат организирани под някаква форма, за да държите екипа мотивиран и продуктивен. 

Добрият баланс между работата и личния живот е важен за всеки служител. В случай че решите да не въвеждате фиксирано работно време за екипа си, то въведете таблици за отчитане на работно време. В тях служителите следва да въвеждат колко време са работили, тъй като при дистанционните служители често се налага да работят извънредно. Затова е хубаво и да имате редовна среща с всеки служител за не повече от 15 минути. В нея при нужда служителите могат да ви споделят, ако имат някакви въпроси или проблеми свързани с работата.

Осигурете правилните инструменти

Едно от най-големите предизвикателства при менажиране на дистанционен екип е комуникацията и колаборацията между членовете на екипа. Именно затова да им осигурите правилните инструменти е от ключово значение.

Инструменти за колаборация – това са средства за комуникация, които улесняват служители да общуват помежду си.  Това могат да са мейли, директни съобщения, приложения за видео обаждания. При дистанционни екипи е полезно да имате споделен календар, таблици и системи за проследяване на работата. Всички тези инструменти обаче са ефективни единствено, ако се използват ефективно. Вашата задача като мениджър е редовно да ги следите и да отговаряте своевременно, като същото се очаква и от вашите служители.

В заключение ключът към доброто менажиране на дистанционен екип се крие в доброто организиране на работата и работните процеси, както и в ясната двустранна комуникация. Добрият мениджър трябва да е на разположение, за да отговоря на въпроси и да дава насоки, както и с личния си пример да задава тона на работната среда. Самият той трябва е наличен в уговорените часове и уречените срещи. И да отговоря на мейлите и съобщенията на екипа във възможно най- кратки срокове.

Вижте още:

Служителите искат дистанционна работа. Как да я осигуря?

Условия за работа от разстояние