Споделен календар на работното място

Доколко споделен календар на работното място е добра идея? В днешно време всички са все по-заети, какво означава обаче това за продуктивността и производителността? Един от нашумелите напоследък инструменти за справянето с хаоса на работното място е създаването на споделен календар. Така всички могат да проследяват предстоящите важни събития и задачи, както и да виждат в реално време на кого могат да разчитат.

Оказва се обаче се създаването и поддържането на добре функциониращ споделен работен календар не е никак лека задача.

Съдържание на споделения календар

 На първо място, изисква доста администриране… Ако просто всички сами слагат каквото преценят, много бързо и лесно календарът ще се претовари до степен на неизползваемост. В нашата функционалност можете да изберете дали да имате достъп до информация само за вашия екип или за всички в компанията, като по този начин може да се ограничи претоварването с излишна информация.

На следващо място, важно е да се определи каква точно информация да се включи в календара – например, дали ще покрива отпуски и болнични, или пък различна работна ангажираност – срещи и крайни срокове. Колкото и да ни се иска, един споделен календар няма да реши всички организационни проблеми на работното място.

Възприемане на информация

Освен това всеки възприема информацията по различен начин. За някои е по-лесно, когато тя е поднесена чрез изображения, графики и цветове. За други е по-интуитивно да проследят структуриран текст, таблична форма и цифрови данни. Поради тази причина визуалното представяне на информацията е ключово за нейното разбиране, възприемане и запомняне. Именно затова в нашата функционалност за споделен календар служителите могат да нанасят своите отпуски е както в табличен вид, така и като календар. 

Споделен календар – плюсове

Използването на споделен календар има доста плюсове:

• Подобрява комуникацията, като гарантира, че всички са информирани за насрочените срещи, ангажименти и крайни срокове. 
• Повишава прозрачността. Едно от основните предимства на споделения календар е, че дава достъп до графика на останалите членове на екипа. Така всеки може да планира по-добре собствената си работа и да прави информирани решения как да разпредели оптимално работното си време. 
• Повишава отговорността – когато всички могат да видят графика, това има своя психологически ефект. Хората стават по-склонни да поемат отговорност за срещите и крайните срокове, тъй като споделеният календар нагледно ги показва.
• Спомага за по-ефективното разпределяне на ресурси. Например: зали необходими за срещи и други технически детайли.  За фирми, които разполагат с повече служители, отколкото офисно пространство, например, предлагаме функционалност, която позволява проследяване на това кога някой ще работи от вкъщи и кога от офиса.
• Намаля конфликтите, свързани с графика. Често особено в натоварени офиси се губи доста време за съгласуване на срещи и удобно за всички време. Това е основният проблем, който решава споделеният календар. С него по-лесно и бързо могат да се открие работещ за всички вариант.

Оптимизации

Ето и няколко начина как да си подсигурите по-добро и ефективно използване на споделен календар на работното място:

• Задайте ясни очаквания – за да няма прекрачване на лични граници и да за да не настане организационен хаос, от самото началото фиксирайте точно и ясно за какво и как ще се ползва споделен календар, както и кой ще има достъп до него. Понякога е лесно да се прекрачат личните граници. Затова в нашата функционалност информацията за отсъствията е анонимизирана.
• Въведете цветова система – част от служителите неизбежно ще разбират по-добре този тип визуален модел, затова разграничете работните и личните ангажименти с различни цветове. Изберете различна система и за важните крайни срокове и срещи. 
• Задайте граници – за да избегнете създаването на токсична работна среда, задайте граници около работната ангажираност, така че да гарантирате адекватно лично време за служителите. При нашия споделен календар, при отсъствия, има възможност служителят да отбележи кой ще го замества, за да се улесни този процес.
• Проверявайте и обновявайте календара редовно – това е единственият начин да гарантирате, че е точен и все още релевантен. Създаването на споделен работен календар не е еднократно действие, той изисква поддръжка. Има различни функционалности. Например свързани с отсъствията на служителите, при които може да се направи разграничение между одобрени и все още чакащи одобрение отсъствия.
• Осигурете обучение и подкрепа, за да сте сигурни, че всички се чувстват комфортно с използването на споделения календар и могат да се справят с техническите му особености.

Споделеният календар може да бъде наистина добър инструмент за повишаване на продуктивността и оптимизране на работното време. Все пак има своите недостатъци и особености, които да се съобразят, за да бъде максимално ефективен. 

Прочети още:

Шефът отказва платен отпуск, има ли право

Още видове отпуск, за които може би не сте чували