7 Стъпки за ефективен подбор на персонала

Какво се включва в процеса на подбор, кои са добрите практики, които ще го направят по-ефективен и ше ви позволят да оптимизирате времето и разходите си, свързани с набирането на персонал?

В основата на всеки успешен бизнес стои привличането на хора, които имат желание и амбиция да се учат и развиват. Намирането и задържането на опитни и квалифицирани кадри обаче става все по-трудно, а заменянето им коства средно между 6 и 9 месечни заплати, според проучване на SHRM (Society of Human Resources Management).

Един от начините, по които може да се намали потокът от служители и работници и съобразно разходите за търсене и наемане на нови такива, е чрез прилагане на ефективен процес на подбор. В статията ви споделяме доказани практики и стъпки, които можете да следвате за ефективен подбор на персонала.

Какво е подбор на персонала?

Подборът на персонал е в основата на отдел Човешки ресурси и включва всички стъпките свързани с идентифицирането, привличането, отсяването, интервюирането, избирането, наемането и приобщаването на нов служител или работник за конкретна позиция във фирмата. Обикновено, кандидатите трябва да отговарят не само на изискванията, свързани с уменията и квалификацията, необходими за дадената позиция, но и да притежават нужните качества и характер, спрямо корпоративната култура на фирмата.

Зад процеса на подбор на правилния кандидат стоят множество прегледани cv-та, проведени интервюта и анализи и оценка на представянето. Тези дейности се извършват най-вече от отдел Човешки ресурси, специалистите по подбор и мениджърите на отдела, в който следва да бъде нает служителя или работника.

Практики за ефективен подбор

Ако бъдат прилагани правилните техники за подбор, намирането на квалифицирани кадри може да става бързо и ефективно. Процесът трябва да следва определена система, която да включва всички инструменти и стъпки, необходими за наемането на правилния кандидат. 

Например, ако интервюто се провежда от HR специалист и от мениджър, в чиито екип е отворената позиция, то автобиографията на кандидата трябва да бъде споделена с мениджъра преди срещата, за да може той/тя да се запознае с информацията предварително и да подготви правилните въпроси към кандидата, чиито отговори ще послужат за вземане на информирано решение. Ето още някои ефективи решения, които могат да максимизират процеса на подбор:

Прилагане на автоматизация

Етапите на търсене и наемане на служители могат да бъдат по-ефективни, ако се използват HR софтуери (HRIS – Human resource management system), които автоматизират различни процеси, свързани с управлението на човешките ресурси. Това позволява например да се проследяват броя на каналите и кандидатите по канал, както и да се филтрират тези, които отговарят на всички изисквания за позицията. 

При процеса по наемане пък, може да се използва web-базирана система, която дигитализира трудовото досие, позволява дистанционно споделяне и подписване на документи, включително трудовия договор, длъжностната характеристика и др. 

Това би спестило ценно време, което HR специалистите могат да използват за изграждане и подобряване на комуникацията със служителите, отколкото за извършване на оперативна работа.

Стимулиране на препоръките

Създаването на програма, която да ангажира служителите в процеса на подбор е друг ефективен метод, който може да спести време за затваряне на конкретна позиция. Обикновено за препоръка на кандидат, фирмата осигурява някакъв вид възнаграждение, било то в парично изражение или под формата на привилегии, обучения и т.н. По този начин служителите имат стимул да споделят за наличното работно място и увеличават шанса за него да кандидатстват по-квалифицирани кадри.

Изграждане на корпоративна култура и бранд

Подборът в най-общият случай може да се разгледа като двустранен процес. От едната страна се намира кандидатът, който се подготвя, за да покаже най-доброто от себе си пред бъдещия си работодател. От другата страна е бизнесът, който също трябва да впечатли кандидатите и да се докаже като добро работно място, пред останалите конкурентни фирми.

За да се превърне в предпочитано място за работа, всеки бизнес е добре да има утвърдени ценности, мисия и визия, част от корпоративната му култура и да ги споделя на уебсайта си и страниците си в социалните медии. По този начин, кандидатите, които правят проучване ще имат възможност да научат повече за бъдещия си работодател, а фирмата ще има конкурентно предимство и шанс да бъде избрана от по-голям брой кандидати.

Предимства на ефективния подбор

Инвестирането на време в изграждане и прилагане на система за ефективен подбор на персонала може да има следните предимства за работодателите:

• Намаляване разходите за наемане – колкото по-ефективен е процеса, толкова по малка ще е цената за наемане на служител. Например, ако процесът на подбор е оптимизиран по начин, който допуска само най-добрите кандидати до интервю, HR специалистите ще спестят ценно време и ще увеличат шанса да намерят правилното попълнение за екипа по-бързо. Тук могат да бъдат приложени и другите, споменати по-горе стъпки, които също ще допринесат за намаляване на разходите по наемане.
• Подобряване качеството на новонаетия персонал – когато процесът на отсяване и избиране на кандидати, на които да бъде предложено работното място е оптимизиран, това увеличава шансовете на фирмите да наемат по-квалифицирани служители. Например, колкото по-бързо се вземе решение за кандидата и му бъде направена оферта, толкова по-желан ще се чувства той, което дава предимство на фирмата пред останалите. В противен случай, ако процесът по наемане е бавен, кандидатът може да получи оферта от друга фирма и да избере нея. Проучване на Totaljobs показва, че 92% от работодателите правят оферта в рамките на 1 седмица от интервюто.
• Повишаване продуктивността на служителите – ефективният процес на подбор би освободил ценно време на специалистите в отдел човешки ресурси, което може да бъде инвестирано в обучение на нови и настоящи служители и работници. Когато фирмите се фокусират върху предоставяне на възможности за развитие на уменията на персонала, това стимулира ангажираността и представянето на служителите и респективно резултатите, в следствие на тяхната работа.

Стъпки за ефективен подбор

След като вече са поставени основите на добрите практики на подбор, какви следва да са стъпките, които да изпълни всеки бизнес, за да подобри ефективността на процеса: 

1. Идентифициране на нуждите

Добра стратегическа стъпка е определянето на конкретните отговорности, които трябва да поеме новия служител, спрямо нуждите на бизнеса. Ако отворената позиция е в следствие на човек, който е напуснал, то неговите отговорности и характеристики са вече зададени. Ако фирмата тепърва сформира нова позиция обаче, е важно да се разпише конкретно, какви точно ще бъдат задълженията на новия служител или работник и те да служат като основа в процеса на подбор. 

2. Подготвяне на обява за работа

Създаването на добра обява за работа е ключово за процеса на подбор. Изключително важно е да се съобразят нуждите на бизнеса и отдела и спрямо тях да се определят отговорностите и задълженията за позицията. Те трябва да присъстват в обявата за работа, за да могат кандидатите да придобият представа за длъжността, а фирмата съответно да избере тези, които отговарят на заложените изисквания. Колкото по-подробна и ясна е информацията в обявата, толкова по-голям е шанса кандидатите да срещтнат нуждите на бизнеса и съответната позиция.

3. Създаване на план за привличане на кандидати

Следваща стъпка от процеса на подбор е създаването на план, в който да бъдат посочени всички възможни начини, по които бизнесът ще разпространи информацията за отворената позиция. В това число външни и вътрешни канали, в които ще се публикува обявата, списък с подходящи събития, публикации в социалните медии, създаване на опция за кандидатстване през сайта на компанията, програма за препоръки и други.

На този етап трябва да се определят и отговорни хора от HR отдела, които ще преглеждат кандидатурите, насрочват и провеждат интервюта и избират, заедно с мениджъра подходящите кандидати.

4. Предварителен подбор с телефонно интервю

Добър начин да се изберат кандидатите, които в последствие ще се явяват на интервю, е чрез провеждането на телефонен разговор. Тази преселекция е особено подходяща, когато позицията изисква владеене на чужд език – нещо, което лесно се разбира и по телефона. Препоръчително е да се подготвят подходящи въпроси, които интервюиращия да зададе и разговорът да е с продължителност 5-10 минути. 

В случай, че кандидатът отговаря на критериите, заложени на този етап от процеса, той/тя може да бъде поканен на интервю директно по време на разговора. А тези, които не са подходящи, съответно да отпаднат. Така ще се редуцира броя на срещите и ще се подобри качеството на кандидатите, което би спестило ценно време и ресурси при следващите етапи на подбор.

5. Интервю с кандидата

Препоръчително е интервюто на живо да се проведе в рамките на няколко работни дни след телефонното. В противен случай, кандидатът може да загуби интерес.

Самото интервюто е добре да стартира с уточнение как ще протече срещата, като добра практика тук е първо кандидатът да сподели повече за своя опит, след това интервюиращия да разкаже повече за конкретната позиция, както и за компанията, след което да даде възможност за въпроси, от страна на кандидата и на последно място да уточни срокът, в който ще върне отговор за взетото решение. Дори и кандидатът да не е одобрен, желателно е HR отдела да го информира и да поиска разрешение да запази контактите му за бъдещи позиции.

6. Оферта за работа

След като са проведени всички интервюта и фирмата е направила своя избор, идва ред на офертата за работа. В случай че, кандидатът се е отличил от останалите, не е необходимо да се изчаква прекалено дълго, за да се направи оферта. В повечето случаи кандидатите, особено ако са качествени, имат повече от едно предложения и понякога е въпрос на време, коя фирма ще реагира в по-кратък срок.

Важно е да се отбележи, че отправянето на оферта към кандидата не гарантира, че той/тя ще я приеме. Добре е да се направи привлекателно предложение, на което е трудно да се откаже. Важно е бизнесът да умее да изтъкне всички предимства на позицията и да има какво повече да предложи, съобразявайки конкурентните на него фирми. Също така ако кандидатът се колебае в изборът си, е възможно да бъдат договорени допълнителни условия и офертата да се промени, стига фирмата да е готова на тази стъпка.

7. Процес на наемане и приобщаване

Този етап е изключително важен, защото макар кандидатът да е приел офертата, сега е ред на фирмата, да го/я впечатли и приобщи към културата, начина на работа и да създаде цялостно преживяване, за да го/я задържи. Процесът на наемане може да се раздели на два етапа – подготвяне на документацията и приобщаване. 

Необходимо е да се създаде трудово досие на работника или служителя, да се подготви трудов договор, длъжностна характеристика и т.н. За по-ефективно споделяне, подписване, съхранение на тези документи, особено в условията на пандемия, където по-голямата част от служителите работят от разстояние, може да се използва система за електронни документи и трудови досиета. 

Следващата важна стъпка е да се определи процеса по приобщаване на новия служител, за да може той/тя успешно да стартира на новото място и да се почувства като част от екипа. Това например може да включва осигуряването на материали за работа – тетрадка, бележник, химикалки и др, развеждане из офиса, назначаване на ментор, към който да се обръща при нужна, насрочване на срещи с мениджърите на различните отдели или поне на тези, с които се очаква да работи пряко, тийм билдинг с екипа и други.

В случай, че се следват стъпките и препоръките за процеса на подбор, фирмите имат голям шанс да намерят качествените кандидати, от които се нуждаят. Целият процес отнема време, планиране и анализиране, но ако се следват доказаните практики и бизнесът създаде ефективна стратегия, усилията ще дадат резултат.

Още полезни статии:

Как да напишем атрактивна обява за работа

Поколение Z – Ето как да ги привлечете към екипа си

Какво да направите когато кандидатите изчезнат след успешно интервю