Дигитализация на HR: заплаха или шанс за ТРЗ специалистите?

Много малки компании възлагат ТРЗ дейността си на счетоводни кантори, тъй като приемат услугата като естествено продължение на счетоводството. На практика двете неща изискват различна експертиза, нормативна подготовка и ежедневно следене на законодателството.  Какво всъщност означава дигитализация на HR? Как тя влияе на тези процеси и представлява ли заплаха за ТРЗ специалистите?

Дигитализация на HR

Процесът по дигитализация на HR все повече навлиза в практиката. По същността си това е процес на пренасяне на трудовите досиета, подбора на кадри и управлението на служителите в дигитална среда с помощта на софтуер и облачни технологии. Основният акцент е върху това да бъдат автоматизирани възможно най-голям брой рутинни задачи. Дигитализацията обаче включва и други елементи като електронно подписване на документи. От административна гледна точка най-голямата промяна е създаването на електронни трудови досиета, което вече е абсолютно задължително по закон, както и дигитални активи. Дигитални продукти се използват и при следенето на отпуски, присъствие в офиса и работен график през софтуер. Все повече се използват и електронни курсове и тестове за оценка на уменията, като тези инструменти стават ценни при въвеждането на нов персонал.

Предимства при дигитализация на HR

Предимствата на дигитализацията са доста и не са за пренебрегване. А именно:

• Спестено време 

Дигитализирането на процесите спестява време при обработка на документи и заявки. 

• По-малко грешки

Автоматичните справки с НОИ и НАП например намаляват шанса от човешка грешка в процеса. Това важи с пълна сила и за други дигитализирани процеси.

• Сигурност

Например в случая с електронните трудови досиета значително се намалява риска от загуба или повреда на хартиените файлове.

• Удобство 

При споделените календари например, служителите са улеснени като имат достъп до отпуските и ангажираността на колегите, с които трябва да насрочат среща. Това е само един пример от удобствата на дигитализацията.

В контекста на HR, дигитализацията предполага пренасяне на всички процеси. Такива са подбор, онбордгинг, управление на възнаграждението, оценка на представянето и други към специализирани дигитални инструменти. Това на пръв поглед звучи като заплаха пред работата на специалистите по управление на човешки ресурси, а и към ТРЗ експертите. Автоматизацията обаче не изключва нуждата от експертизата. Макар софтуерните решения да могат да ускорят и подпомогнат много от работните процеси, запазването на човешкия елемент е неизбежно, например при оценка на представянето. Освен това засега за по-сложни казуси, в които се налага преценка по Кодекса на труда или да се съобразят спецификите при колективен трудов договор и рискове при евентуална проверка, ТРЗ специалистите ще играят ключова роля. 

Важно е също така да се отбележи, че макар AI да влиза в ролята на помощник в процесите и да може да извършва част от дейностите, той не носи юридическа отговорност за грешно начислени заплати или декларации.

От тази гледна точка, дигитализацията на HR е по-скоро възможност за ТРЗ специалистите да бъдат облекчени в работата си, а не изместени. 

Счетоводители срещу ТРЗ специалисти

Често на практика, особено по-малки компании, разчитат на счетоводните кантори да извършват дейността по ТРЗ. Необходимата експертиза обаче значително се различава. Работата на счетоводителя е свързана със Закона за счетоводството. Той е човекът, който следи печалбите, данъците, приходите и разходите на фирмата. Работата на ТРЗ от друга страна е свързана с Кодекса на труда. Този тип експерт следи за трудовите договори, отпуските, осигуровките и болничните. В случай, че тези функции се прехвърлят към счетоводител, който няма ТРЗ специализация, това може да доведе до пропуски при промени в законодателството. А следователно и до глоби при извършване на проверки. 

Макар дигитализацията при управлението на човешките ресурси да е неизбежна, все още не е достигнала етап, при които добрите специалисти да бъдат заплашени от нея. Работата с хора продължава да налага наличието на човешки елемент при взимането на решения и преценката на факти.

Вижте още:

Администриране и осигуряване при плаващо работно време

Новите правила за равно заплащане